Arbetsbeskrivning

IMY är inne i en tillväxt- och förändringsresa i en snabbföränderlig omvärld där integritetsfrågorna blir allt viktigare. Viktiga frågor i IMY:s utveckling är bland annat digitalisering, myndighetens egen AI-tillämpning, kompetensförsörjning och att fortsätta utveckla organisationskulturen och vår ledning och styrning. Vi rekryterar nu en Kontorsansvarig som säkerställer att de viktigaste aspekterna av vårt kontor fortsätter att fungera väl i takt med att myndigheten växer. Arbetsuppgifter Som kontorsansvarig säkerställer du att daglig drift av kontoret fungerar väl. Det innebär ansvar för funktionaliteten i lokalerna med bland annat reception, mötesrum, köksyta, kaffestationer, kontorsförråd, kopierings- och skrivarrum samt våra fina terrasser. Du är kontaktperson och avtalsförvaltare gentemot våra leverantörer. Du ansvarar för mindre inköp och beställningar av exempelvis kontorsmaterial, ansvar för kontorets växtabonnemang och beställningar till vår köksyta. Du tar emot leveranser och hanterar felanmälningar. I arbetet ingår: • Ansvar för upphandling av leverantörsavtal som t ex städning eller liknande kontorsavtal. • Mindre inköp • Kontakter med hyresvärd och fastighetsskötare • Leverantörskontakter • Planering och genomförande av projekt med anknytning till kontorslokalerna • Administrativt arbete som dokumentation, diarieföring, granskning av fakturor • Ansvar för husronder, processer, checklistor och rutiner • Samordning och utveckling av intern service såsom reception, mötes- och konferensrum, kontorsutrustning, städning, • Samarbete med IT-avdelningen avseende säkerhet kopplat till lås, larm och brand • Ansvara för att publicera information på intranätet kring frågor som rör lokalerna. I tjänsten kan flera arbetsuppgifter bli aktuella utifrån verksamhetens behov och ditt intresse. Du ingår i den administrativa enheten där dina kollegor arbetar med registratur, arkiv och administrativ handläggning. I arbetet så samverkar du med många olika funktioner på myndigheten samt externa parter. Kvalifikationer Vi söker dig som har gymnasial utbildning samt minst fem års erfarenhet av en liknande roll. Du har dokumenterad erfarenhet av arbete med upphandlingar och inköp samt uppföljning av fakturor. Vi ser att det är meriterande att du har tidigare erfarenhet inom servicebranschen, att projektleda samt att du har förmåga och intresse att arbeta med varierande arbetsuppgifter parallellt. Som kontorsansvarig har du mycket goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift samt goda administrativa kunskaper i Office-paketet. Om du har tidigare erfarenhet av att utveckla interna rutiner och processer samt att samarbeta med externa leverantörer så är detta meriterande.  Dina personliga egenskaper Som person är du serviceorienterad och har lätt för att bygga relationer. Du trivs som spindeln i nätet och är van att arbeta självständigt med många olika kontaktytor både internt och externt. I dina kontakter skapar du förtroende och tillit. Du är en av våra främsta kulturbärare med din trevliga och tillmötesgående personlighet. Du är stabil, prestigelös och samarbetar lyhört med tydlighet både internt och externt. Du är lösningsorienterad och arbetar effektivt under skiftande förutsättningar. Du är dessutom noggrann, stresstålig och har förmågan att leverera med god kvalitet även under hög arbetsbelastning. Du har ett utpräglat ordningssinne och har förmågan att hålla fokus på många olika uppgifter samtidigt. Du tar stort ansvar för dina arbetsuppgifter samtidigt som du bidrar till helheten och myndighetens kultur och verksamhetens utveckling. Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. Tjänsten Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid. IMY tillämpar sex månaders provanställning. Du kommer att arbeta i våra lokaler centralt i Stockholm. Du rapporterar till vår administrativa chef inom avdelningen för verksamhetsstöd. Frågor om tjänsten För ytterligare information om tjänsten och rekryteringsprocessen, kontakta gärna • Administrativ chef Marita Öberg, 08-657 61 29 • HR-specialist Rebecca Svanedal, 08-657 61 05 • Facklig företrädare Theodor Adolfsson (Saco-S), 08-657 61 13. Hur ansöker jag? Sista dag för ansökan är den 22 augusti 2025. Din ansökan registrerar du enligt anvisning på imy.se/ledigajobb. När beslut om tillsättning har fattats meddelas detta på IMYs anslagstavla. Inför rekryteringen har vi noga övervägt våra annonseringsvägar och vill därför inte bli kontaktade av rekryterings- och annonsförsäljare.