Arbetsbeskrivning

Vill du vara nyckelpersonen som får allt att fungera – och alla att trivas? Får du energi av att hjälpa andra, ta ansvar och skapa en miljö där både människor och idéer kan växa? På Systecon vet vi att en välfungerande vardag inte sker av sig själv – den skapas av engagerade människor som får detaljerna att klaffa. Nu söker vi dig som vill bli vår nästa Office Manager: en lösningsorienterad och positiv kraft som skapar ordning, trivsel och får kontoret att rulla varje dag.

Din roll hos oss

Som Office Manager hos oss blir du en nyckelperson i den dagliga verksamheten. Här får du möjlighet att påverka och utveckla arbetsmiljön för att skapa en plats där både trivsel och effektivitet går hand i hand. Du säkerställer att kontoret fungerar som det ska – tekniskt, praktiskt och socialt. Du skapar struktur, rutiner och ordning, samtidigt som du är den som får både medarbetare och besökare att känna sig välkomna. I takt med att vi växer behöver vi stärka vår administrativa grund – och här spelar du en avgörande roll. Hos oss får du ett stort förtroende, breda arbetsuppgifter och möjlighet att påverka både arbetssätt och arbetsmiljö. Tjänsten är på deltid 75%, med fasta arbetstider måndag–fredag.

Vad du kommer göra:

• Driva arbetet med att skapa en attraktiv, trivsam och välkomnande kontorsmiljö som främjar både gemenskap och arbetsglädje
• Planera, följa upp och ansvara för kontorets budget inklusive inköp av material och utrustning
• Hantera och följa upp leverantörskontakter, avtal och kontorsrelaterade tjänster
• Fatta självständiga inköpsbeslut utifrån verksamhetens behov
• Godkänna fakturor och kontrollera att leveranser överensstämmer med beställningar
• Ansvara för att säkerhetsrutiner, brandskydd och krisberedskap finns och kommuniceras till alla medarbetare
• Ansvara för bokningar av mötesrum, hotell och events samt välkomna besökare professionellt
• Koordinera IT-relaterade ärenden med interna och externa parter
• Utföra allmänna administrativa uppgifter för att underlätta den dagliga verksamheten

För att lyckas i rollen tror vi att du har:

• Erfarenhet av kontorsansvar och administrativt arbete är ett stort plus, alternativt några års erfarenhet från liknande roller såsom receptionist eller administratör
• Erfarenhet av att arbeta med ekonomiadministration, fakturahantering eller budgetuppföljning ses som meriterande
• Tidigare erfarenhet av att organisera events eller större mötesarrangemang
• God vana att arbeta med affärssystem eller administrativa verktyg (t.ex. Office 365, Teams, eller liknande)
• Vana att hantera säkerhetsrutiner, brandskydd och arbetsmiljöfrågor
• Bekvämlighet med IT-relaterade frågor och inköp av material
• Erfarenhet av koordinering med interna eller externa parter
• Flytande i svenska och engelska, både i tal och skrift

Vem du är:

• En engagerad kulturbärare som aktivt bidrar till en inkluderande och trivsam arbetsmiljö
• Självständig och initiativrik – du tar gärna egna initiativ för att förbättra både kontoret och arbetsklimatet
• Strukturerad och organiserad med god förmåga att prioritera och planera ditt dagliga arbete väl
• Kommunikativ och serviceinriktad med en god förmåga att bygga relationer
• Trygg i att fatta egna beslut och hantera inköp samt leverantörskontakter

Viktig praktisk information:

• Placeringsort: Stockholm
• Sysselsättningsgrad: Tjänsten är på deltid, 75%
• Arbetstider: Måndag – torsdag 08.00 – 15.00, fredag 08.00 – 12.30

Om oss:

Vi på Systecon brinner för att hjälpa våra kunder världen över att fatta långsiktigt hållbara beslut. Genom vår egenutvecklade och världsledande programvarusvit Opus Suite skapar vi effektivare drift och underhåll för ledande organisationer inom branscher som försvar, järnväg och energi. Vår styrka ligger i korta beslutsvägar och den fantastiska gemenskap som genomsyrar vårt företag. Vi hjälper varandra och kan stoltsera med en gedigen kunskapsbas och omfattande erfarenhet. Vi som jobbar här har olika bakgrund, ålder och utbildning men vi har också något gemensamt: vi drivs av utveckling och brinner för att vara med och bidra till samhällsnyttan. Vårt uppdrag är att hjälpa företag att effektivt köpa, drifta och avveckla komplexa och kostsamma system, och med vår egenutvecklade och världsledande programvarusvit, Opus Suite, kan kunder över hela världen modellera, simulera och optimera både tillgänglighet och kostnader – något som gör verklig skillnad i deras verksamhet.