Arbetsbeskrivning

Försvarsstaben söker en erfaren chefssekreterare till överbefälhavaren (ÖB) och generaldirektören (GD), Försvarsmaktens högsta chefer. Befattningen är placerad vid Högkvarteret, i Stockholm. Trivs du med att arbeta strukturerat, servicefokuserat och med ett stort ansvar i en föränderlig miljö i ett stundtals högt tempo? Välkommen med din ansökan! Om enheten Försvarsstaben stödjer överbefälhavaren genom att bereda ärenden på militärstrategisk nivå, samt säkerställer att beslut som fattas av myndighetens ledning genomförs, följs upp och återredovisas. Försvarsstaben ansvarar även för att omsätta regeringens styrning av Försvarsmakten till strategiska planer och för att inrikta försvarsgrens- och stridskraftschefer. Vidare har Försvarsstaben ett övergripande ansvar för att samordna infrastruktur- och materielförsörjning. I Försvarsstaben ingår sektionen ÖB GD stöd i vilken rollen är placerad. Sektionen leds av ÖB militära rådgivare (ÖBMA) och består av åtta medarbetare med fokus på att skapa förutsättningar för ÖB och GD att lösa sina respektive uppdrag inom ramen för ledning av myndigheten. Huvudsakliga arbetsuppgifter I din roll som chefssekreterare utgör du myndighetsledningens främsta administrativa stöd och hanterar den inkommande och utgående kommunikationen. Du är ett administrativt och servicefokuserat stöd med huvudsakligt fokus på koordinering och planering av kalender med möten och bokningar samt korrespondens. Du samarbetar nära med ÖB MA och adjutanterna till ÖB och GD bland annat med beredningar inför möten och föredragningar. Vidare hanterar du även till del administration av resor och transporter samt samverkar med övriga delar inom Försvarsmakten, andra myndigheter, organisationer och företag. Rollen som chefssekreterare till myndighetsledningen ställer stora krav på hög tillgänglighet. I din roll ingår att ansvara för: • ÖB och GD kalender i nära samarbete med ÖB MA och adjutanterna • Att hantera inkomna förfrågningar till ÖB i nära samarbete med ÖB MA • Administrativ hantering för ÖB respektive GD, skriftlig kommunikation (handbrev, inbjudningar etc.) • Att samordna ÖB möten med andra chefsstöd och externa aktörer • Kontakten med chefsservice avseende ÖB transporter • Löpande kontakt med personskyddet • Sammanställningar, rapporter och protokoll • Att schema och verksamhetsöversikter är korrekta och aktuella • Att administrera och förbereda inför uppvaktning, diplom, avtackning mm • Hantering av beställningar och inköp KRAV Kvalifikationer • Godkänd 3-årig gymnasieutbildning • 5-10 års relevant och aktuell av arbetslivserfarenhet av rollen som chefssekreterare till ledning/ledningsgrupp från större offentlig verksamhet, större företag eller organisation • God erfarenhet av att utveckla och effektivisera administrativa processer och rutiner • Mycket god datavana, avancerad nivå i Office 365 (Outlook, Word, Excel och PowerPoint) • Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på både svenska och engelska • Körkort B Personliga egenskaper För att du både ska passa för och trivas i rollen ser vi att du är en trygg och stabil person som är van vid att arbeta självständigt och på ett noggrant och strukturerat sätt genomföra ditt arbete. Du är flexibel, pålitlig, prestigelös och förstår vikten av integritet i arbetet. Som person är du kommunikativ och relationsskapande,  van vid omväxlande tempo och snabba förändringar och har lätt för att ta dig an nya arbetsuppgifter. Du är positiv, lugn, stresstålig och har en god förmåga att kunna hantera flera uppgifter parallellt. Du har en god prioriteringsförmåga, stort resultatfokus, är lösningsorienterad och leveranssäker. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet. MERITERANDE • Aktuell och relevant arbetslivserfarenhet som chefssekreterare vid myndighet, gärna med koppling till Försvarsmakten alt. nära relation till försvarssektorn • Aktuell och relevant arbetslivserfarenhet som chefssekreterare inom Försvarsmakten • God förståelse för Försvarsmaktens uppgift och organisation • Relevant erfarenhet av arbete i Försvarsmaktens olika stödsystem som PRIO, Vidar och Emilia Övrigt Befattningen är civil. Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid och inleds med 6 månaders provanställning för sökande som idag inte är anställda inom Försvarsmakten.  Tillträde: snarast och enligt överenskommelse. Befattningen innebär att resor inom och utom Sverige förekommer, likaså tjänstgöring utanför ordinarie arbetstid.  Upplysningar om befattningen kan lämnas av ÖBMA Magnus Magnusson 070-927 91 70. Fackliga företrädare Stefan Ungerth (SACO) Monika Danielsson (SEKO) Kjell Tetzlaff (Försvarsförbundet OFR/S) Arne Nilsson (Officersförbundet, OFR/O) Samtliga nås via växel: 08 – 788 75 00. Ansökan Välkommen med din ansökan senast 18 juni 2025. Din ansökan bör innehålla både CV och personligt brev samt svar på urvalsfrågor.    Ansökningar till denna befattning kommer endast tas emot via Försvarsmaktens webbplats. ----------------------------------------------------- Information om det rekryterande förbandet: I Högkvarteret finns överbefälhavaren och generaldirektören. Högkvarteret har ungefär 1 000 medarbetare – både yrkesofficerare och civila experter. Högkvarteret utgörs från 2023-01-01 av försvarsstaben, operationsledningen, militära underrättelse- och säkerhetstjänsten, samt Högkvarterets stabsavdelning och fristående enheter för tillsyn. En anställning hos oss innebär placering i säkerhetsklass. Vanligtvis krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt 3 kap i säkerhetsskyddslagen. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras. I anställningen ingår även en skyldighet att tjänstgöra utomlands. Innebörden av detta varierar beroende på typ av befattning. Till ansökan om anställning ska CV och personligt brev bifogas. Om du går vidare i anställningsprocessen ska alltid vidimerade kopior av betyg och intyg uppvisas. Samtal från externa rekryteringsföretag och säljare undanbedes.