Arbetsbeskrivning

Statens tjänstepensionsverk, SPV, är en av Sveriges största leverantörer av pensionstjänster. Vi hanterar tjänstepensioner och försäkringar åt arbetsgivare på det statliga området och har över 1 100 000 kunder både statligt anställda, före detta statligt anställda och pensionärer. Vårt kontor finns i Sundsvall. Kom med oss och skapa samhällsnytta. Vi är en myndighet som vill göra tjänstepension enkelt för alla som är eller har varit statligt anställda. Vårt fokus är våra kunder, handlingskraft och nytänkande. Att jobba tillsammans i hela organisationen tror vi är en viktig nyckel för att göra ett bra jobb med hög kvalitet. Är du en strukturerad person med hög servicekänsla? Vill du vara den som skapar goda förutsättningar för högsta ledningens arbete? I så fall kan det vara dig vi söker. ARBETSUPPGIFTER Som GD-sekreterare på SPV kommer du ge stöd och service till primärt generaldirektören genom planering och koordinering av mötesverksamhet så som styrelsemöten, ledningsgruppsmöten, föredragningar och externa besök. I rollen ingår även i viss utsträckning att stödja andra centrala ledningsfunktioner på myndigheten. Uppdraget som generaldirektörens sekreterare ger dig en möjlighet att få en god inblick i hela myndighetens arbete och ställer höga krav på din förmåga att hantera sekretessbelagd information. Arbetet omfattar varierande arbetsuppgifter för att stödja generaldirektören med såväl administrativt arbete som med ledningsarbete. De huvudsakliga arbetsuppgifterna innebär att vara ett kvalificerat administrativt stöd till generaldirektören, genom att bland annat: · hantera generaldirektörens kalender, mejl och resebokningar · hantera inköpsärenden och fakturor · göra vissa ekonomiska uppföljningar · förbereda dokument, presentationer och rapporter genom utredning och samordning inom SPV · hantera administration kring myndighetens olika forum och möten (kallelser, beredning av ärenden m.m.) · delta på ledningsmöten och andra chefsforum, notera åtgärder från dessa samt följa upp att de sedan genomförs. Förutom att arbeta som stöd till generaldirektören finns uppdraget att fungera som sekreterare i SPV:s styrelse, vilket bland annat innebär följande arbetsuppgifter:  · hantera administration kring myndighetens styrelsemöten (kallelser, agendor, beredning av ärenden m.m.) · skriva styrelseprotokoll · hantera styrelseportalen · stödja styrelseledamöterna med diverse frågor kopplade till arbetet i SPV:s styrelse · hantera budget och fakturor för styrelsen. För att trivas och göra ett bra arbete behöver du trivas i en nätverkande roll med många kontaktytor. Du har förmågan att med helhetssyn och ett strukturerat arbetssätt ligga steget före och identifiera vad som behöver göras. KVALIFIKATIONER Vi söker dig som har en akademisk examen inom ett för tjänsten relevant område eller en flerårig yrkeserfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Du har flerårig aktuell erfarenhet av kvalificerat arbete som sekreterare eller administrativt chefsstöd i en större organisation. Du har också: · erfarenhet av att arbeta i office-paketet · mycket goda kunskaper i det svenska språket och en väl utvecklad förmåga att uttrycka dig i både tal och skrift · god förmåga att förstå språkliga underlag. Vi ser det som meriterande om du har:  · erfarenhet av styrelsearbete så som protokollskrivning och koordinering · erfarenhet av arbete som chefsstöd inom offentlig förvaltning · erfarenhet av att hantera sekretessbelagd information. För att lyckas i det här uppdraget är dina personliga egenskaper mycket viktiga och vi kommer att lägga stor vikt vid dem i den här rekryteringen.  Som person: · är du relationsskapande. Du är utåtriktad och socialt aktiv i yrkesmässiga sammanhang. Du skapar kontakter och nätverk samt upprätthåller relationer. · har du en helhetssyn. Du ser helheter och tar hänsyn till det större perspektivet. Förstår din roll, men ser till hela verksamhetens bästa i agerande och beslut. · är du serviceinriktad. Du är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar. · har du integritet. Du har väl grundade och tydliga värderingar samt förmåga att tänka begreppsmässigt på frågor ur ett etiskt perspektiv. Du styrs av etik och värderingar i avgörande situationer i arbetet. · är du strukturerad. Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt. Sätter upp och håller tidsramar. Intervjuer för tjänsten sker löpande.  Säkerhet har hög prioritet för oss på SPV. Den här tjänsten är säkerhetsklassad vilket innebär att vi gör en säkerhetsprövning (klass 2) enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585), innan vi tar beslut om att anställa en ny medarbetare. Du måste också ha svenskt medborgarskap för att kunna få den här sortens säkerhetsklassade tjänst. Mer information om vad säkerhetsprövning innebär hittar du här på Säkerhetspolisens webbplats: https://www.sakerhetspolisen.se/verksamheten/sakerhetsskydd/sakerhetsskyddsatgarder/personalsakerhet.html ÖVRIGT Hos oss blir du varmt välkomnad. Här jobbar 250 engagerade personer och vi tycker det är viktigt att du trivs hos oss. Vi är öppna för nya idéer, vår omvärld och mot varandra. Och vi gillar att testa nytt och har ett starkt driv framåt. Vi ser rekrytering som en långsiktig investering och tycker det är viktigt att du som medarbetare mår bra, har balans i livet och ges möjlighet att utveckla dina talanger. Vi jobbar på en flexibel arbetsplats, både i härliga lokaler och med möjlighet att jobba hemifrån på 50 procent om du vill. I SPV-huset rekommenderar vi en fika i vår vinterträdgård eller varför inte en stund i vårt fräscha gym. Dessutom har vi olika friskvårdsaktiviteter du kan delta i då det finns något för alla. Vi strävar efter mångfald och att ha ett inkluderande synsätt på alla nivåer i organisationen. Vår verksamhet vilar på den gemensamma statliga värdegrunden. Den är en grundläggande utgångspunkt för oss, oavsett vad vi arbetar med. Demokrati är den överordnade principen i värdegrunden och medborgarna är vår yttersta uppdragsgivare. Övriga principer i den statliga värdegrunden är legalitet, objektivitet, fri åsiktsbildning, respekt samt effektivitet och service. Mer information om oss som arbetsgivare och de anställningsförmåner du erbjuds finns under Jobba på SPV på SPV.se. Vi avsäger oss vänligen men bestämt, alla erbjudanden om hjälp med annonsering och rekrytering.