Arbetsbeskrivning

Försvarsstabens övningsavdelning planerar, genomför, värderar och följer upp huvuddelen av de större övningar som Försvarsmakten deltar i, såväl nationellt som internationellt. Övningsavdelningen stödjer Försvarsmaktens övningschef att utarbeta centrala planer och riktlinjer för den försvarsmaktsgemensamma övningsverksamheten nationellt och inom Nato, samt att följa upp och stödja den övningsverksamhet som genomförs inom försvarsgrenar, stridskrafter och militärregioner samt vid garnisoner och förband. Övningsavdelningen söker nu en administratör som även kan verka som kommendant eller biträdande kommendant under större möten och övningar. Du kommer att arbeta med alla aspekter av administrativt stöd för Försvarsmaktens övningsverksamhet. Du kommer att stödja övningsavdelningen i administration, kommendantur, redovisning, planering, genomförande, utvärdering och utveckling av chefsmöten, konferenser och stöd till övningsledningen i samband med övningar på de högsta nivåerna inom Försvarsmakten, det vill säga militärstrategisk och operativ nivå.   Huvudsakliga arbetsuppgifter Som administratör vid övningsavdelningen kommer du att: • genomföra det dagliga administrativa arbetet till stöd för avdelningschefen och sektionerna vid övningsavdelningen • verka som administratör och/eller kommendant/biträdande kommendant vid övningar och konferenser • vara sekreterare när så krävs, till exempel vid övningsplaneringsmöten • stödja med besöksanmälningar samt mottagande av besökare och nyanställda • stödja avdelningens medarbetare och chefer vid arbetstids- och semesterplanering • delta i större övningar • ge råd till chefer avseende utvecklingen av det administrativa stödet vid avdelningen.   KRAV Kvalifikationer • Flerårig, aktuell och relevant erfarenhet av administrativt verksamhetsnära arbete i större organisation, gärna myndighet • Aktuell och relevant erfarenhet av att ge chefsnära stöd • Godkänd gymnasieutbildning • Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska och engelska • Körkort för personbil   Personliga egenskaper Du är serviceinriktad, flexibel och lösningsorienterad samtidigt som du är noggrann, stresstålig och en lagspelare med god samarbetsförmåga. Du kan hantera osäkerheter, förändringar och hög arbetsbelastning under perioder. Du har förmåga att prioritera bland dina arbetsuppgifter på ett strukturerat sätt. Det är viktigt att du klarar av att hantera såväl rutinmässigt dagligt arbete som att växla upp till ett betydligt högre tempo vid uppkomna situationer med krav på snabba leveranser. Du har förmåga att arbeta självständigt, är positiv och har social färdighet. Vid urval kommer stor vikt läggas vid personliga egenskaper, lämplighet och uppnådda resultat inom tidigare verksamhetsområden.   MERITERANDE • Erfarenhet från administrativt arbete vid Försvarsmaktens högkvarter, försvarsgrensstab, regional stab, regements-, flottilj- eller krigsförbandsstab • Erfarenhet av administrativt arbete i internationella insatser och operationer • Erfarenhet av att planera och anordna större möten och konferenser • Erfarenhet av arbete som kommendant eller biträdande kommendant vid större möten och övningar • Erfarenhet av arbete som mötessekreterare och rapportskrivare • Gymnasial utbildning i administration, ekonomi och service • Eftergymnasial yrkeshögskoleutbildning som administratör/sekreterare • Militär utbildning • Utbildning i och erfarenhet av arbete i Försvarsmaktens ledningsstödsystem PRIO (SAP) • Utbildning i och erfarenhet av arbete i Microsoft Sharepoint • Erfarenhet av arbete i SWECCIS och IS UNDSÄK   Övrigt Tillträde: Snarast enligt överenskommelse  Anställningsform: Tillsvidare Arbetsort: Stockholm Befattningsnivå: Oberoende befattning (kan sökas av såväl militär som civil personal) Resor i tjänsten förekommer liksom arbete utanför ordinarie arbetstid, framförallt i samband med övningar och konferenser. Befattningen är placerad i säkerhetsklass vilket innebär att du kommer att genomgå säkerhetskontroll innan anställning. Du kommer också att krigsplaceras.   Upplysningar om befattningen Chefen för stödsektionen vid försvarsstabens övningsavdelning, överstelöjtnant Ulf Hassgård. För information om rekryteringsprocessen, kontakta HR-specialist Paulina Unger. Båda nås på tel. 08-788 75 00. Längre svarstider förekommer under julledigheten.   Fackliga företrädare HKV  SACO: Stefan Ungerth SEKO: Monika Danielsson/Lise-Lotte Larsson Försvarsförbundet, OFR/S: Kjell Tetzlaff Officersförbundet, OFR/O: Roger Ericsson samtliga nås på telefon 08-788 75 00   Sista datum för ansökan Välkommen med din ansökan senast 2026-01-13. Din ansökan skall innehålla CV, personligt ansökningsbrev samt svar på angivna urvalsfrågor. I ansökningsbrevet vill vi att du motiverar varför du tycker att du är lämpad för just denna befattning. Ansökningar till denna befattning kommer endast tas emot via Försvarsmaktens webbplats. ----------------------------------------------------- Information om det rekryterande förbandet: I Högkvarteret finns överbefälhavaren och generaldirektören. Högkvarteret har ungefär 1 000 medarbetare – både yrkesofficerare och civila experter. Högkvarteret utgörs från 2023-01-01 av försvarsstaben, operationsledningen, militära underrättelse- och säkerhetstjänsten, samt Högkvarterets stabsavdelning och fristående enheter för tillsyn. En anställning hos oss innebär placering i säkerhetsklass. Vanligtvis krävs svenskt medborgarskap. Säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras före anställning enligt 3 kap i säkerhetsskyddslagen. Med anställning följer en skyldighet att krigsplaceras. I anställningen ingår även en skyldighet att tjänstgöra utomlands. Innebörden av detta varierar beroende på typ av befattning. Till ansökan om anställning ska CV och personligt brev bifogas. Om du går vidare i anställningsprocessen ska alltid vidimerade kopior av betyg och intyg uppvisas. Samtal från externa rekryteringsföretag och säljare undanbedes.