Arbetsbeskrivning

För vår kunds räkning söker vi just nu en Projektadministratör inom fokumenthantering till ett spännande projekt i Stockholm. Uppdraget är på heltid och förväntas starta 2026-02-10 och pågå till och med 2028-08-31.

Om uppdraget

Administratören är spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt. Administratören ska vara beställaren behjälplig och bidra till att effektivisera arbetet genom att stödja medarbetarna i projektet och följa befintlig struktur. Administratören behöver ha en god prioriteringsförmåga och vana att arbeta med många uppgifter samtidigt. I denna roll ingår även ett huvudansvar för projektets dokumenthantering. Det innebär att säkerställa att riktlinjer följs och att projektmedlemmar arbetar efter fastställda rutiner. Eftersom detta är huvudansvaret kommer de övriga administrativa uppgifterna att variera och anpassas efter dokumenthanteringen.

Exempel på arbetsuppgifter

• Huvudansvar för all dokumenthantering i projektet i bland annat dokumenthanteringssystemet Avima.

• Ansvara för att projektet har nödvändiga rutiner för dokumenthantering.

• Ansvara samt utföra all diarieföring av projektdokumentationen i organisationens diariesystem.

• Informera och utbilda projektmedlemmar i dokumenthantering.

• Ansvara för projektet följer lagar och riktlinjer kring dokumenthantering.

• Ansvara för projektets ärendestruktur i EDIT

• Kontaktperson mot registrator och arkivarie

• Ansvara för administrativa processer vid enstaka aktiviteter såsom samråd.

• Samverka med datasamordnare kring hantering av mappstrukturen och namnsättning i Avima.

Övrigt: Start: 2026-02-10Slut: 2028-08-31Omfattning: 100%Placering: Stockholm. Konsulten förväntas vara på plats minst 60% av sin arbetstid. Bakgrundskontroll: Säkerhetsprövning.Anställningsform: Anställd hos Devotum då kunden inte godkänner underleverantörer i denna process.

Om digVi söker dig som uppfyller nedan obligatoriska krav:

• Högskoleexamen alternativt KY-utbildning på minst 3 år

• Minst 4 års erfarenhet av arbete med dokumentsamordning i projekt/program inom offentlig förvaltning. Du ska kunna ange minst ett referensprojekt

• Minst 4 års erfarenhet från arbete med diarie-dokumenthanteringssystem

• Minst 5 års erfarenhet av arbete som program/projektadministratör

Det är meriterande om du även uppfyller följande krav:

• Minst 4 års erfarenhet av Agresso, Antura, Avima eller liknande ekonomisystem, dokumenthanteringssystem.

• Minst 3 års arbete i EDIT (Platina)

• Minst 3 års erfarenhet av arbete med dokumethanteringsplan i ett större program/projekt om minst 500 mkr

• Dokumenterad utbildning inom GDPR ej äldre än 7 år

Önskade personliga egenskaper:

• Har god kommunikativ förmåga.

• Har god förmåga att samarbeta, skapa team, upprätta och bevara relationer.

• Är ansvarstagande och håller överenskommelser.

• Har förmåga att hantera olika typer av arbetsuppgifter parallellt och prioritera mellan dessa.

• Är självgående, kan fatta beslut utifrån mandat samt bra på att leda sig själv och andra

• Är systematisk och strukturerad med förmåga att skapa förutsättningar för effektiva arbetssätt.

• Är lösningsinriktad och tar sig an problem med en öppen attityd, bjuder in till dialog och samverkan.

• Har goda kunskaper i svenska i tal och skrift.AnsökanLåter uppdraget intressant? Skicka in din ansökan snarast då urvalsarbetet och intervjuer kommer ske löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.

Du ansöker enkelt genom att skicka in ditt CV samt svara på några frågor. De kandidater som bäst matchar rollen kommer telefonintervjuas och sedan bli kallade till en intervju hos oss på Devotum. Nästa steg är en intervju hos vår kund. Referenstagning är en del av processen.

Har du några frågor om uppdraget är du välkommen att höra av dig till ansvarig Konsultchef Corazon Wiksell på 070-586 93 11 eller [email protected].

Känn dig trygg som konsult hos DevotumSom konsult hos Devotum har du möjlighet att välja om du vill fakturera genom ditt eget bolag eller bli direkt anställd hos oss. Som anställd hos Devotum erbjuds du alltid schyssta villkor enligt kollektivavtal (Almega) som bland annat innefattar friskvårdsbidrag, tjänstepension och försäkringar.

Hos oss är varje konsult viktig och våra konsultchefer finns alltid till hands för att ge dig den support och vägledning du behöver under hela uppdragsperioden.