Arbetsbeskrivning

Ostlänken - en ny dubbelspårig järnväg mellan Stockholm och Linköping, är i ett expansivt och spännande skede. De projekt som leds från Nyköping befinner sig i produktion och till den enheten söker vi nu ett administrativt stöd som kan ta hand om kontoret och ge service till projekten och enhetschefen.

Som administrativt ledningsstöd kommer du att vara en nyckelspelare i att stödja enheten och projektens framdrift och produktion. Du kommer att ta hand om nya medarbetare i programmet och ser till att introduktionen fungerar smidigt, samtidigt som du är ett naturligt nav i kommunikationen både internt och externt. Du ansvarar för samordning och bokning av möten, resor och konferenser, samt deltar i planering och genomförande av utbildningar och workshops.

Du kommer att arbeta med en variation av uppgifter, bland annat:

• Skötsel av kalendrar, delegeringar, post och enklare dokumentation
• Beställningar av material och teknisk utrustning samt fakturahantering
• Framtagning av presentationsunderlag och stöd inför möten
• Ärendehantering och diarieföring

Här kommer du även få en viktig roll kopplat till vårt kontor i Nyköping, då du ansvarar för frågor som rör lokaler, reception och kontorsservice. Det innebär exempelvis att säkerställa att teknik i mötesrum fungerar, hantera poolbilar, passagetaggar och larm, följa upp servicetjänster samt se till att kontoret är välfungerande och representativt i allmänhet. Förutom kollegorna i projekten har du kontakt med bland annat fastighetsägare, serviceleverantörer samt externa besökare och ser till att allt praktiskt som gäller miljön på kontoret flyter på.

Utöver det löpande arbetet kommer du att bidra till utveckling av rutiner och arbetssätt. Du får möjlighet att komma med egna idéer och initiativ som förenklar och förbättrar vår gemensamma arbetsmiljö.

Placering för den här tjänsten är vårt kontor i Nyköping. Med anledning av receptionsansvaret innebär rollen att du behöver vara på plats måndag-fredag under kontorstid.

För att undvika att du missar viktig information om din ansökan behöver du se till att hålla dig uppdaterad via "Min karriärsida"! Vi använder främst mail (från mejladress: [email protected]) för att göra utskick och kallelser. Kolla din inkorg och även skräppost/SPAM regelbundet under denna tid för att vara säker på att du får all information från oss! Du kan med fördel även lägga till den mejladressen i dina mejlkontakter.

I denna rekrytering används webbaserade tester som en del i urvalet.

Vi söker dig som brinner för god service och trivs i en utvecklande miljö, där du får hantera varierade frågor och arbetsuppgifter en i dynamisk roll där ingen dag är den andra lik. Du representerar vår verksamhet på ett tryggt och professionellt sätt, med helhetssyn och ett positivt lösningsfokus i ditt sätt att agera och resonera. Du kommunicerar på ett lyhört och tydligt sätt väl anpassat till mottagaren, har god samarbetsförmåga och bidrar till goda relationer både internt och externt. För att lyckas i rollen behöver du vara nyfiken och våga ta de initiativ och kontakter som krävs för att lösa uppgiften du har framför dig. Att ha god analysförmåga och snabbt kunna prioritera, planera och skapa struktur är också något vi ser som en framgångsfaktor.

Vi söker dig som har

• gymnasieutbildning inom exempelvis administration, ekonomi eller kommunikation
• flerårig, aktuell erfarenhet av liknande administrativa arbetsuppgifter och service i en större verksamhet, t.ex. inom reception, kundmottagning eller facility management
• god datorvana inkl. kunskap i Office-paketet och Sharepoint
• mycket god förmåga att kunna uttrycka dig på svenska och engelska i tal och skrift
• körkort för manuellt växlad bil

Det är meriterande om du har:

• aktuell och flerårig erfarenhet av administrativt arbete i större projekt eller organisation där du ansvarat för att stötta ett flertal verksamheter
• erfarenhet av att själv driva utveckling av arbetssätt och rutiner, som på ett proaktivt sätt förbättrar verksamheten
• erfarenhet av att arbeta i en roll som inneburit internationella kontakter

De frågor som du får besvara när du skickar in din ansökan kommer att ligga till grund för det första urvalet vi gör. Om det inte står något annat i annonsen vill vi att du bifogar ditt CV. Vi har slutat begära in personligt brev eftersom vi inte har med det som del av urvalsunderlaget. Om du har skyddade personuppgifter ska du kontakta ansvarig chef för rekryteringen så att din ansökan blir hanterad enligt särskilda rutiner. Du hittar namn och kontaktuppgifter till chefen i annonsen.

Inom Stora projekt leder vi flera av Trafikverkets allra största investeringsprojekt . Vi arbetar med helheten - från planläggning och byggnation till färdig väg eller järnväg. Hela tiden med fokus på smarta lösningar och effektiv projektledning. Hos oss arbetar du med kollegor och olika intressenter, alla med sina kunskaper och erfarenheter, för att skapa hållbara transportlösningar.

På Trafikverket jobbar vi med att göra Sverige närmare. Vi tror på att en förening av olika erfarenheter, bakgrunder och perspektiv är den bästa grunden för att bygga en arbetsplats fri från diskriminering och en miljö där alla trivs och gör sitt bästa. Vi tror på mångfald där den gemensamma nämnaren är pålitlighet, engagemang och mod. För det är så vi bäst representerar vårt samhälle.