Arbetsbeskrivning

Period: Augusti 2025 – mars 2026: ca 25 % (40h/månad) Från april 2026: ca 5–10 % (8–16h/månad)

Tjänstgöringsgrad kan justeras i dialog utifrån verksamhetens behov

Som kvalificerad konsult kommer du att ansvara för att dokumenthanteringen sköts enligt gällande interna och externa regelverk. Du kommer arbeta både med löpande ärendehantering och vara en aktiv del i det förberedande arbetet inför införandet av ett nytt dokument- och ärendehanteringssystem.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter innefattar:

• Registrering, diarieföring, gallring och arkivering av handlingar

• Skapa och avsluta ärenden i ärendehanteringssystemet

• Säkerställa att styrande dokument (t.ex. arkivbeskrivning, informationshanteringsplan) hålls aktuella

• Expediering av handlingar och bevakning av funktionsbrevlåda

• Utbildning av revisorer och anställda i dokumenthantering

• Dialog med arkivmyndighet samt representera verksamheten i interna nätverk

Utöver detta ingår ett större arbete med att gå igenom dokument som finns i olika digitala och fysiska lagringsytor (Platina, SharePoint, Outlook, arkivskåp) – samtliga handlingar behöver hanteras korrekt inför övergången till det nya systemet, planerat under första halvåret 2026.

Du kommer även att:

• Föreslå uppdateringar av styrdokument baserat på identifierade behov

• Delta i och stötta införandet av det nya dokument- och ärendehanteringssystemet (Dynasty)

• Bidra med administrativt stöd, bokningar och underlag vid behov

• Sammanställningar och framtagning av underlag

• Administrativt stöd till revisionsarbetet

Arbetet är varierande och kräver både operativ noggrannhet och förmåga att se helheten. Arbetsplatsen är hybrid. Fysiska handlingar kräver närvaro på plats centralt i Gävle, men övriga uppgifter kan till stor del utföras på distans.

• Relevant utbildning inom dokumenthantering

• Minst 5 års erfarenhet av arbete som registrator

• Goda kunskaper i svenska och engelska (tal och skrift)

• God vana av Officepaketet och kontorsstödsprogram
  
  Meriterande:
  Erfarenhet av Platina och SharePoint samt kommunal verksamhet är meriterande.

Vi söker dig som är:

• Noggrann och strukturerad

• Pålitlig och professionell

• Proaktiv med god samarbetsförmåga

• Anpassningsbar och lösningsorienterad

Uppdraget startar vecka 33, 2025. Vänligen bifoga CV, referenser och information om tillgänglighet vid ansökan.

Om Barona
Barona är ett internationellt bolag med finska rötter. Vi har funnits sedan 1999 och finns idag i 10 länder. Vi är en naturlig länk mellan uppdragsgivare och anställda, vi ser till att det blir lätt och smidigt för både dig som anställd och dig som uppdragsgivare. Vi erbjuder våra kunder skalbara och hållbara personallösningar. Allt detta så vi kan erbjuda olika tillvägagångsätt och möjligheter till våra egna anställda i alla skeden av deras karriär! Barona är kollektivavtalsbundet och hos oss har du alltid nära till din närmsta konsultchef som är dedikerad till ditt uppdrag. https://barona.se/om-barona/

https://barona.se/for-jobbsokande/barona-som-arbetsgivare/

Välkommen med din ansökan!
Uppfyller du kvalifikationerna och är intresserad? Välkommen med din ansökan. Vi önskar bara CV/meritförteckning gärna tillsammans med ett kortare brev om varför du är intresserad av just denna tjänst. Vi tar ej emot det via email utan det måste bifogas i ansökan via vårt system på grund av GDPR och hur vi hanterar personuppgifter. Intervjuer kommer hållas löpande och tjänsten kan därför komma att bli tillsatt innan slutdatum för annonsen. Vid ytterligare frågor gällande tjänsten så är du välkommen att kontakta ansvariga rekryterare Elin Nilsson, [email protected]

Vi ser fram emot att få läsa din ansökan!

INDGEN