Arbetsbeskrivning

Kemikalieinspektionen är en statlig myndighet som har i uppdrag att minska riskerna för att människor och miljö skadas av kemikalier. Som anställd hos oss är du en del av ett betydelsefullt arbete för hållbar utveckling i Sverige, inom EU och globalt. Vårt kontor ligger i centrala Sundbyberg. Enheten Registratur och Arkiv ansvarar för Kemikalieinspektionens diarium och arkiv både avseende digitala handlingar och pappershandlingar. Medarbetarna är ett stöd för hela myndigheten avseende all typ av ärendehantering, de internutbildar såväl handläggare som chefer inom vår stödprocess för hantering av handlingar. Enheten är också objektsägare för myndighetens dokument- och ärendehanteringssystem EDOK. Trivs du med att utveckla och förbättra en verksamhet har du goda möjligheter att kunna påverka. Vi erbjuder ett meningsfullt arbete och kunniga kollegor som vill bidra till ett viktigt samhällsuppdrag. Vi erbjuder bra villkor för bland annat friskvård, flexibel arbetstid och möjlighet till distansarbete. ARBETSUPPGIFTER Du kommer att ha rollen som objektsförvaltare för Kemikalieinspektioners dokument- och ärendehanteringssystem EDOK (Public360), där vi har vårt diarium, dokumenthantering och våra styrande dokument. Förvaltnings- och utvecklingsarbetet leds av objektsförvaltaren och ditt ansvar är att ha helhetsansvaret för att driva förändringsbehov och löpande förvaltning av objektet. Arbetet innebär ett nära samarbete med förvaltningsledaren på IT-sidan, samt med systemleverantören, där ni tillsammans förvaltar systemets dagliga drift, felsöker systemfel och utvecklar integrationer. I dina arbetsuppgifter ingår även att: • Ta fram årliga förvaltningsplaner och framställa budgetunderlag för området tillsammans med förvaltningsledare IT. • Prioritera, besluta, planera, genomföra och följa upp aktiviteter inom ramen för förvaltningsplanen. • Informera och utbilda verksamheten kring kommande förändringar i systemmiljön. • Ställa krav på andra IT-objekt och projekt ur ett förvaltningsperspektiv som kopplar till det egna objektet (integrationer). • Ha god kännedom om verksamhetens behov, hur de använder systemet och hur man vill använda systemet framöver. • Ansvara för interna utbildningar av systemet. • Ansvara för riskbedömningar i samband med driftsättningar och förändringar i systemmiljön. • Vara länken mellan verksamhet och IT, arbeta med krav, lösningar, test och dokumentation. • Samordna, bidra med kompetens och projektleda vidareutvecklingsprojekt och större aktiviteter såsom uppgraderingar inom förvaltningen tillsammans med IT och systemleverantör. • Delta i förvaltningsarbete inom förvaltning och utveckling i nätverk med andra objektsförvaltare. • Agera stöd åt myndighetens registratur, handläggare och chefer. KVALIFIKATIONER • Erfarenhet av att arbeta som förvaltningsledare/objektsförvaltare • Erfarenhet av förändringsarbete i form av förädling eller verksamhetsutveckling • Flerårig erfarenhet av arbete som registrator eller arkivarie vid offentlig förvaltning, företrädesvis statlig myndighet alternativt annan erfarenhet som bedöms likvärdig • Arbetat med informationsklassade uppgifter • Erfarenhet av utvecklingsprojekt kring diarium, ärendehantering, informationshantering eller liknande • Erfarenhet av planering, uppföljning av ekonomiska och personella resurser • Mycket goda kunskaper i svenska, såväl i tal som skrif Meriterande är: • Praktisk erfarenhet av roll med förvaltning av ett ärende- och dokumenthanteringssystem inom offentlig sektor, gärna Public360 • Deltagit i utvecklingsprojekt av IT-system • Kunskap om lagar och förordningar som styr informationsförvaltning • Eftergymnasial registratorsutbildning eller liknande • Eftergymnasial utbildning inom arkivvetenskap eller systemvetenskap för arkivarier Personliga egenskaper: Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper. Som person är du initiativtagande, koordinerande, drivande, kommunikativ och har en god problemlösningsförmåga. Rollen som objektsförvaltare hos oss innebär många kontaktytor och samarbeten varför vi ser att du har en mycket god samarbetsförmåga med både interna och externa parter och du har ett analytiskt och strukturerat arbetssätt. Du är mål- och lösningsorienterad och ser rutiner och dokumentation som en självklar del av arbetet. Slutligen ser vi att du behöver vara pedagogisk och gilla att utbilda och stötta myndighetens medarbetare så att vi kan använda EDOK på bästa sätt. Personlig lämplighet kommer att väga tungt vid tillsättningen. Befattningen är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas. Du måste vara svensk medborgare men får gärna ha utländsk bakgrund. ÖVRIGT På Kemikalieinspektionen är varje medarbetare viktig för att vi som myndighet ska fungera och vi värnar därför om din hälsa och arbetsmiljö. Hos oss tas dina kunskaper till vara och du har stora möjligheter att utvecklas. Vi förväntar oss att alla medarbetare bidrar till ett gott arbetsklimat och förstår sin roll som statstjänsteman i vårt gemensamma uppdrag. Du arbetar och agerar efter vår medarbetarpolicy och vår värdegrund. Utifrån verksamhetens behov finns möjlighet, efter överenskommelse med chef, att arbeta upp till hälften av arbetstiden på distans. Urval kommer ske löpande och sökande kan därför bli kallade till intervju innan ansökningstiden gått ut. Kemikalieinspektionen tillämpar 6 månaders provanställning på alla anställningar. Kemikalieinspektionen tillämpar de statliga kollektivavtalen: Villkorsavtal och Villkorsavtal-T samt lokala kollektivavtal avseende bl.a. arbetstid.