Arbetsbeskrivning

Vill du vara med i ett av Trafikverkets största infrastrukturprojekt? Norrbotniabanan är i en expansiv fas då vi rustar oss för kommande byggskede. Vi har nu behov av en projektadministratör till vårt växande kontor i Skellefteå. Tillsammans med en mycket kompetent arbetsgrupp får du möjligheten att både utveckla och utvecklas - är du vår nya medarbetare?

Den här rollen tillhör Stabsenheten på program Norrbotniabanan inom verksamhets­området Stora Projekt. Staben fungerar som en stödfunktion till projektverksamheten och innehåller ett stort antal kompetensområden. Organisatoriskt, kommer du ingå i en grupp som alla utgör ett projektstöd åt olika delar i verksamheten.

I dina huvudsakliga arbetsuppgifter har du ansvar för vårt projektkontor i Skellefteå, vilket innebär alltifrån kontakter med fastighetsskötare, skötsel av poolbilar till att hjälpa till med konferensteknik och andra kontorsrelaterade arbetsuppgifter. En viktig del av arbetsuppgifterna är att praktiskt förbereda och planera introduktionen för nya medarbetare i program Norrbotniabanan. Du har en samordnande roll där du stöttar chefer och projektledare med administrativa uppgifter.

I arbetet ingår även att:

• Bistå med planering och bokning för större evenemang och möten
• Vara fakturamottagare för inkommande leverantörsfakturor
• Hantera kundärenden från allmänheten via mail eller annat sätt
• Ta fram och uppdatera gemensamma dokument för hela programmet så som kontaktlista, semesterlista och andra typer av presentationer
• Ansvara för att programmets ärendeplan är uppdaterad

För att undvika att du missar viktig information om din ansökan behöver du se till att hålla dig uppdaterad via "Min karriärsida"! Vi använder främst mail (från mejladress: [email protected]) för att göra utskick och kallelser. Kolla din inkorg och även skräppost/SPAM regelbundet under denna tid för att vara säker på att du får all information från oss! Du kan med fördel även lägga till den mejladressen i dina mejlkontakter.

I denna rekrytering används webbaserade tester som en del i urvalet.

Du motiveras av ett aktivt medarbetarskap där du på ett målmedvetet sätt tar ansvar för dina arbetsuppgifter samtidigt som du är uppmärksam på hur du är en del av och bidrar till helheten genom att samverka med andra.

Som person har du god samarbetsförmåga, jobbar strukturerat och har förmåga att skapa goda relationer. Du är prestigelös och lösningsorientrad med en förmåga att få saker att hända. Du är van att ta egna initiativ och kommunicerar på ett pedagogiskt sätt, vilket innebär att du förmedlar budskap på ett enkelt sätt, är lyhörd och anpassar din kommunikation till mottagaren. 

Vi söker dig som har

• slutförd 3-årig gymnasieutbildning
• minst 2 års erfarenhet av administrativt arbete där du tex har arbetat med mötesbokningar, skapat struktur för agenda, årsplanering samt skapat presentationer och annat skriftligt material
• erfarenhet av kontering av leverantörsfakturor
• har relevant erfarenhet av att vara stöd till användare vid lättare felsökning vid tekniska problem gällande datorer och annan utrustning
• god datorvana gällande Word, Excel och PowerPoint
• goda kunskaper i svenska i tal och skrift
• körkort för personbil

Det är meriterande om du har

• erfarenhet från arbete i statlig myndighet eller annan offentlig verksamhet
• erfarenhet av arbete i Sharepoint

De frågor som du får besvara när du skickar in din ansökan kommer att ligga till grund för det första urvalet vi gör. Om det inte står något annat i annonsen vill vi att du bifogar ditt CV. Vi har slutat begära in personligt brev eftersom vi inte har med det som del av urvalsunderlaget. Om du har skyddade personuppgifter ska du kontakta ansvarig chef för rekryteringen så att din ansökan blir hanterad enligt särskilda rutiner. Du hittar namn och kontaktuppgifter till chefen i annonsen.

Inom Stora projekt leder vi flera av Trafikverkets allra största investeringsprojekt . Vi arbetar med helheten - från planläggning och byggnation till färdig väg eller järnväg. Hela tiden med fokus på smarta lösningar och effektiv projektledning. Hos oss arbetar du med kollegor och olika intressenter, alla med sina kunskaper och erfarenheter, för att skapa hållbara transportlösningar.

På Trafikverket jobbar vi med att göra Sverige närmare. Vi tror på att en förening av olika erfarenheter, bakgrunder och perspektiv är den bästa grunden för att bygga en arbetsplats fri från diskriminering och en miljö där alla trivs och gör sitt bästa. Vi tror på mångfald där den gemensamma nämnaren är pålitlighet, engagemang och mod. För det är så vi bäst representerar vårt samhälle.