Arbetsbeskrivning

Varje dag går cirka 1800 personer till arbetsplatsen Östhammars kommun för att leverera välfärd och utveckling så att vårt lokala samhälle kan fortsätta vara tryggt och attraktivt. Vi gör det tillsammans, med engagemang, ansvar och öppenhet. Det är vi stolta över. Vill du arbeta i en administrativ roll där du är lyhörd för verksamhetens behov och drivs av att ge hög service både internt och externt. Vi på förskolorna i Östhammars söker nu en strukturerad och serviceinriktad administratör. Vi erbjuder en spännande, ansvarsfull och varierande roll. Som skoladministratör hos oss är du ett nära administrativt stöd till rektorerna inom barn- och personalärenden, ekonomi med beställningar och uppföljningar, information samt myndighetskontakt. Du har en central och betydelsefull roll där du även ger service till vårdnadshavare och besökare. Vänta inte med din ansökan, vi intervjuar löpande! ARBETSUPPGIFTER I rollen som skoladministratör får du en ansvarsfull och varierad tjänst där du arbetar nära rektorerna. Det är en central roll som ställer höga krav på självständighet och servicekänsla. Det är viktigt att du både kan arbeta självständigt och samarbeta med kollegor. Tjänsten innebär även att du kan transportera dig mellan förskolorna på orten då arbetstiden är fördelad på alla fyra enheterna. Rollen innefattar bland annat: • Planera, förbereda och sammanställa underlag till rektorerna. • Protokollföra och dokumentera vid samverkansmöten och APT. • Samordna och följa upp beslut och åtgärder för enheterna. • Göra beställningar i samråd med samordnare och direktupphandling. • Granska och kontera fakturor. • Personaladministration som frånvarorapportering, löneuppföljning, schemaläggning, hantering av nyanställningar samt introduktion av nya vikarier. • Tillsammans med medarbetare hantera den dagliga vikarieanskaffningen. • Hantera intern och extern kommunikation på Teams till medarbetare och på Unikum och tempus till vårdnadshavare. • Hantera tidsbokningar och kalenderadministration för rektorerna. • Samordna och arrangera utbildningar, konferenser och interna evenemang. • Vara en del av krisorganisationen. • Utföra centralt övergripande administrativa arbetsuppgifter. KVALIFIKATIONER Vi söker dig med relevant utbildning som har erfarenhet av liknande uppdrag med administrativa arbetsuppgifter. Du har en mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift. Du besitter även goda kunskaper i Office-paketet, IT-kompetens och kan arbeta parallellt i flera olika system. Arbetsuppgifterna är varierande och kräver att du är flexibel i både tanke och handling. Du har erfarenhet av att arbeta i Edlevo, Raindance och Time Care och är van med en demokratiskt styrd organisation. För att trivas i rollen är du flexibel, strukturerad och ansvarstagande, du driver själv ditt arbete. Avslutningsvis är du serviceinriktad och har lätt för att skapa goda relationer med både vuxna och barn. ÖVRIGT Östhammars kommun välkomnar alla sökande då vi eftersträvar blandade arbetsplatser och ser våra olikheter som en styrka och tillgång. Utdrag ur belastningsregistret krävs vid anställning. I den här rekryteringen har vi valt vilka kanaler vi vill synas i och undanber oss därför ytterligare erbjudanden om annonsering och rekryteringshjälp. När du söker jobb hos oss ber vi dig söka digitalt för att få effektiv, snabb och säker hantering av din ansökan. Om du av någon anledning inte kan registrera din ansökan digitalt kan du skicka din ansökan märkt med referensnummer till: Östhammars kommun Kommunledningskontoret, HR Box 66 742 21 Östhammar