Arbetsbeskrivning

Åt vår kund söker vi en program-/projekt administratör

Uppdragsbeskrivning

Du kommer att stödja program- och projektledare med planering, uppföljning och kommunikation av aktiviteter inom programmet. Bland annat kommer du att ansvara för att administrera programmöten och styrgruppsmöten, att upprätta och distribuera målgruppsanpassad dokumentation och information till programmets medlemmar och intressenter, samt att upprätthålla övriga rutiner avseende rapportering och uppföljning. Du rapporterar till programledaren och förväntas spela en viktig roll i programmets effektiva framdrift genom att bidra till god struktur och ordning samt rätt information till rätt målgrupp i rätt tid.

Du kommer i din bland annat arbeta med följande:

• Skapa ordning och reda genom strukturerad och noggrann administration med hög servicegrad
• Administrera program-/projektmöten och styrgruppsmöten inklusive ta anteckningar och skriva protokoll
• Stötta det administrativa arbetet med t.ex. bokning av möten med personal och leverantör samt lokaler, förbereda workshops, ha kontroll på ingående personal i projekten och administrera/informera om konto för tidskrivning
• Ansvara för att dokumentera i w3d3 och lägga upp nya ärenden vid behov
• Planering, uppföljning och kommunikation av aktiviteter inom programmet
• Vara delaktig och sammanhållande i kommunikationsarbetet i programmet/projekten
• I arbetsuppgifterna ingår att ta fram kommunikationsmaterial i samråd med andra, driva och koordinera arbetet med kommunikationen enligt kommunikationsplanen
• Upprätta och distribuera målgruppsanpassad dokumentation och information till programmets medlemmar och intressenter
• Upprätthålla rutiner avseende rapportering och uppföljning samt bistå och genomföra rapportering för programmen och projektens
• räkning
• Vara ansvarig för att hålla samman resursplaneringen för programmet
• Koordinera och samverka med olika projektledare/resursägare för att ha kontroll på programmet/projektens resurser, både intern och extern personal samt leverantörer
• Säkerställa att semesterlistor är uppdaterad
• Vara ansvarig för att lägga upp och administrera kurser
• Ta fram ekonomisk status i UBW till programledare/projektledare vid behov
• Vara kontaktperson för programmet gällande administrativa frågor

Obligatoriska krav

• Gymnasieexamen
• Minst 4-års dokumenterad arbetslivserfarenhet av att stödja, koordinera och samordna komplexa program/projekt (många parallella projekt, många interna och externa intressenter) i rollen som program-/projektadministratör eller annan motsvarande roll.
• Minst 3års erfarenhet av praktisk tillämpning av processer ochverktyg inom program- och projektstyrning.
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift

Meriterande

• Arbetslivserfarenhet från energibranschen.
• Aktuell erfarenhet av att ha arbetat för ett statliga verk eller myndigheter är meriterande.
• Arbetslivserfarenhet av att kommunicera teknisk och ekonomiskt komplexa frågor.
• Arbetslivserfarenhet av komplexa program/projekt är meriterande.

Din ansökan

Låter rollen intressant och passande? Ansök i så fall omgående för vi intervjuar löpande och rollen kan tillsättas innan sista ansökningsdatum. Vi kan enbart ta emot och bearbeta din ansökan genom att du registrerar ditt CV i vår portal. Med avseende på GDPR kan vi ej ta emot ansökningar via e-post. Varmt välkommen med din ansökan! Uppdraget är en del av Quest Consulting personaluthyrning.

Om oss

Quest Consulting är ett auktoriserat konsultbolag med kollektivavtal, försäkringar, friskvård och tjänstepension. Vi är specialiserade inom IT, Teknik, HR, Administration och Ekonomi. Vår målsättning är att vara din personliga samarbetspartner och just därför är det så viktigt för oss att arbeta efter våra kärnvärden där våra ledord är att vara Personliga, Nyskapande och Professionella.