Arbetsbeskrivning

Start: Juni 2025 

Omfattning: 30 timmar per vecka 

Placering: På plats i Lund 

Längd: 1 år (föräldravikariat) 

Närvaro: Du behöver kunna vara på plats, särskilt under sommaren – inte ett uppdrag för den som planerar mycket semester.

Om uppdraget

Du kommer att arbeta i en varierad administrativ roll med stort eget ansvar. Uppdraget innebär att stötta flera funktioner i organisationen med koordinering, dokumenthantering och systemadministration. Du blir en viktig länk mellan olika avdelningar och säkerställer att flöden och processer fungerar smidigt.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter

I den här rollen kommer du att arbeta brett med administration och koordinering i en internationell miljö. Du hanterar löpande dokumentation kopplad till interna processer och säkerställer att allt fungerar smidigt i de system och verktyg som används. Du är en viktig kontaktperson på plats i Lund och samarbetar med kollegor både lokalt och globalt.

Arbetsuppgifterna inkluderar bland annat:

• Administrativ samordning: Hantering av dokument som intyg, ledigheter och avtal, samt ansvar för att dokumentflöden (t.ex. signering via DocuSign och arkivering) är korrekta och uppdaterade.
• System- och datastöd: Uppdatering och administration i verktyg som Workday, ServiceNow och SharePoint. Du sammanställer data och tar fram presentationsmaterial i Excel, PowerPoint och Qlik Sense.
• Intern support och samarbete: Stöd till olika funktioner som ekonomi, lön, Facility och HR. Du introducerar nya medarbetare, hjälper till vid onboarding/offboarding (på engelska) och svarar på frågor kopplade till interna rutiner.

Vem vi söker

För att lyckas i rollen ser vi att du är en självgående och strukturerad person som har lätt för att växla mellan olika uppgifter. Du trivs i en serviceinriktad roll med många kontaktytor och tycker om att skapa ordning och reda i både digitala och fysiska arbetsflöden.

Du har:

• Tidigare erfarenhet av administrativt arbete, gärna i en internationell eller matrisorganiserad miljö
• God systemvana och trygghet i att arbeta i flera parallella verktyg
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift
• Möjlighet att vara på plats i Lund, särskilt under sommaren

Vi värdesätter särskilt

• Erfarenhet från internationella arbetsmiljöer 
• Förmåga att hantera flera system och uppgifter samtidigt 
• Ett proaktivt arbetssätt och öga för detaljer 

När du blir en av oss

Som konsult hos The Pace erbjuds du alltid en marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och anslutning till vårt kollektivavtal – inget är viktigare för oss än att du känner dig trygg i din anställning. På samma sätt som vi ställer höga krav på dig som konsult förväntar vi oss också att du ställer höga krav på oss som arbetsgivare. Oavsett vart du befinner dig i din karriär så ska konsultrollen hos The Pace ge dig kunskap och erfarenhet som du kan bära med dig på vägen till nästa spännande utmaning.

The Pace är specialister på rekrytering och konsultuthyrning inom Business Administration och tillsätter bland annat roller som Administrativ Chef, VD- och Ledningsassistent, Executive Assistant, Office Manager, Projektkoordinator, Administratör och Sälj-, Jurist- och Kontorsassistent. Vi kan erbjuda dig som kandidat ett brett nätverk av svenska och internationella företag med behov av duktiga administratörer. The Pace är ett affärsområde inom Wise Professionals och vi finns med kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö och Köpenhamn. Wise Professionals är en rekryteringsbyrå som designar, utvecklar och erbjuder hållbara rekryteringslösningar tillsammans med arbetsgivare och kandidater som ställer höga krav. Vi arbetar på uppdrag av Sveriges starkaste varumärken tillsammans med arbetsgivare som månar om sina medarbetares arbetsglädje.

Om du vill veta mer Du får gärna kontakta oss om du har frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver. Vi som arbetar med detta uppdrag är kandidatansvarig Emma Rehn ([email protected]) och Konsultchef Emilie Runnegård Shawwaf ([email protected]) .

Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum så vänta därför inte med att skicka in din ansökan! 

Vi ser fram emot att höra från dig!