Arbetsbeskrivning

Ingen arbetsdag är den andra lik hos oss på Växjö kommun. Ibland tar vi hand om de små sakerna och ibland om de riktigt stora. Oavsett vilket innebär det en arbetsdag som betyder något på riktigt. Vi är drygt 7 000 medarbetare som tillsammans jobbar för att skapa en bra dag, varje dag. Hos oss får du möjlighet att göra skillnad och samtidigt växa och utvecklas. Här finns en stor bredd av yrken och karriärmöjligheter, gemensamt för dem alla är att de bygger och skapar vårt framtida Växjö. Vill du dela vår arbetsdag? Jobba för en bra dag. Varje dag. ARBETSUPPGIFTER Vi söker nu en förvaltningssekreterare till vår enhet för förvaltningsstöd, som har en central och stödjande roll inom förvaltningen. Enheten arbetar nära nämnd, förvaltningsledning och verksamheter för att säkerställa rättssäkra, effektiva och välfungerande demokratiska processer. Som förvaltningssekreterare blir du en viktig del av det demokratiska maskineriet och bidrar till att nämndens arbete fungerar professionellt, strukturerat och i enlighet med gällande lagstiftning och regelverk. Tjänsterna präglas av nära samarbete både med den andra förvaltningssekreteraren och tillsammans med övriga funktioner inom förvaltningsstödet. Arbetet är i huvudsak stödjande och samordnande med fokus på att säkerställa en rättssäker, effektiv och välfungerande nämndprocess. Du kommer att arbeta nära nämnd, presidium, förvaltningsledning och verksamheter och vara en central funktion i den demokratiska beslutsprocessen. Du ansvarar för att nämndens arbete planeras, genomförs och följs upp på ett professionellt och strukturerat sätt, i enlighet med gällande lagstiftning och regelverk. Du samordnar och administrerar hela nämndprocessen, från planering och beredning av ärenden till expediering och uppföljning av beslut. Inför sammanträden förbereder och ger du stöd till nämnd, presidium och eventuella utskott, upprättar dagordningar samt ansvarar för protokollföring och justeringsprocess. Rollen innebär även att säkerställa juridisk kvalitet och korrekt hantering av ärenden och beslut samt att arbeta i digitala ärendehanteringssystem, bland annat Castor. Vidare ger du stöd till handläggare i ärende- och nämndsprocessen, ansvarar för registratur, diarieföring och posthantering samt ser till att beslut expedieras och följs upp enligt fastställda rutiner. Du ger även kvalificerat administrativt stöd till förvaltningschef och nämndsordförande och deltar aktivt i förvaltningsövergripande samverkan. Arbetsuppgifterna kan komma att förändras över tid utifrån förvaltningens behov och utvecklingen av arbetssätt och processer. KVALIFIKATIONER Vi söker dig som har en akademisk utbildning inom juridik, statsvetenskap, offentlig förvaltning eller annan utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Du har en god förståelse för demokratiska processer samt för lagrum, regelverk och myndighetsutövning. Erfarenhet av arbete inom kommunal eller annan offentlig verksamhet är meriterande, men inget krav. För rollen krävs mycket god förmåga att uttrycka dig i svenska, både i tal och skrift, samt god datorvana och goda kunskaper i Officepaketet. Du arbetar strukturerat och noggrant med hög kvalitet i ditt arbete och har förmåga att hantera deadlines och perioder med hög arbetsbelastning. Vidare är du flexibel, nyfiken och har en vilja att lära dig nya arbetsuppgifter.  Meriterande · Erfarenhet av arbete inom kommunal eller annan offentlig förvaltning · Erfarenhet av digitala ärendehanteringssystem, särskilt Castor Personliga egenskaper För att trivas och lyckas i rollen som förvaltningssekreterare är du förtroendeingivande och professionell i ditt bemötande och har en god förståelse för och trygghet i gränsdragningen mellan politik och tjänstemannaorganisation. Du är serviceinriktad, prestigelös och har ett lösningsfokuserat förhållningssätt, samtidigt som du arbetar strukturerat, noggrant och med hög kvalitet. Du trivs med att samarbeta nära både kollegor och chefer, men har också förmåga att arbeta självständigt och ta eget ansvar med god helhetssyn. Rollen kräver att du kan hantera deadlines och perioder med hög arbetsbelastning, och du är därför flexibel, nyfiken och har en vilja att kontinuerligt utvecklas. Du har ett intresse för att utveckla nämndshanteringen och de administrativa arbetssätten. ÖVRIGT Växjö kommuns anställda ska spegla den mångfald som finns i kommunen. Vi välkomnar sökande oberoende av t ex ålder, kön och etnicitet.