Arbetsbeskrivning

Vill du vara med och säkerställa ordning, struktur och god service i verksamheter med stort samhällsuppdrag? Vi söker nu en noggrann och serviceinriktad förvaltningssekreterare som trivs i en central roll med många kontaktytor. Vård- och omsorgsförvaltningen och kultur- och fritidsförvaltningen söker tillsammans efter en förvaltningssekreterare som kommer att stötta båda förvaltningarna i arbetet med att registrering och utlämnande av allmänna handlingar hanteras korrekt och rättssäkert Arbetsuppgifter Du ger båda förvaltningarna stöd i frågor gällande våra diarier. I arbetsuppgifterna ingår bland annat registrering i kommunens dokument- och ärendehanteringssystem Lex, se till att beslutad gallring utförs, ansvar för förvaltningsbrevlådorna, arkivering av avslutade ärenden och posthantering. Du arbetar självständigt med att göra sekretessbedömningar och lämna ut allmänna handlingar till allmänheten. Rollen som förvaltningssekreterare innebär att säkerställa ordning, reda och god struktur i verksamheterna.   Tjänsten är delad mellan de två förvaltningarna och du kommer ha kollegor att samarbeta med i respektive förvaltning. På vård- och omsorgsförvaltningen kommer du att hantera många ärenden med sekretess medan du på kultur- och fritidsförvaltningen kommer att hantera många ärenden kopplade till föreningsbidrag, stöd och stipendier.  Kvalifikationer Du har högskoleutbildning inom statsvetenskap, offentlig förvaltning, informations-/arkivvetenskap eller annan relevant utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig. Du har kunskaper om lagar och förordningar inom offentlig förvaltning såsom tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen, förvaltningslagen och kommunallagen. Du har goda kunskaper och stor vana av att arbeta i administrativa system. Du är en flexibel och serviceinriktad person med hög noggrannhet och ett tydligt lösningsfokus. Du arbetar självständigt och har god förmåga att prioritera. Vidare har du god samarbetsförmåga och uttrycker dig väl i både tal och skrift.  Erfarenhet av liknande arbete inom kommunal verksamhet är meriterande men inget krav. I urvalsprocessen kommer stor vikt att läggas vid dina personliga egenskaper.  Varmt välkommen med din ansökan! När du söker jobb hos oss kommer du att få ange ditt CV samt svara på ett antal frågor där vi ber dig beskriva din kompetens inom efterfrågat område. Det innebär att du inte ska bifoga ett personligt brev som en del av din ansökan.    Kultur- och fritidsförvaltningen ansvarar för kommunens bad- och idrottsanläggningar, fritidsgårdar, parklekar, bibliotek, och konst i offentlig miljö. Vi driver Alsters herrgård – Gustaf Frödings minnesgård, teaterbiografen Arenan, Skaparverkstan, Ungdomens hus och Seniorernas hus.  Våra cirka 240 medarbetare skapar goda förutsättningar för idrotten, kulturen och föreningslivet.  Kultur- och fritidsförvaltningens stab är en stödjande och styrande funktion till nämnden, förvaltningsledningen och förvaltningens verksamheter i frågor som rör stabens ansvarsområden. Staben deltar även i koncernövergripande nätverk och arbetsgrupper som arbetar tillsammans med koncernövergripande frågor. Stödet sker bland annat genom utredningar, projektsamordning, samt i att säkerställa att lagar, policyer och andra styrdokument följs. Staben ger stöd i kommunikationsfrågor, ekonomi- och personalfrågor samt sköter förvaltningens diarium.  Om Karlstads kommun Vård- och omsorgsförvaltningen är en förvaltning med fokus på utveckling och nytänk, vilket bland annat syns genom att vi i flera år varit modellkommun för välfärdsteknik inom Sverige. I förvaltningen arbetar runt 2 000 medarbetare inom vårdboenden, trygghetsboenden, hemtjänst, funktionsstöd, hälso- och sjukvård samt på vårt biståndskontor. Det är viktiga jobb där vi gör skillnad på riktigt. Vårt mål är att alltid ge professionell personcentrerad vård och omsorg. Vill du vara med och skapa framtidens Karlstad? Hos oss i koncernen Karlstads kommun kan du göra skillnad på riktigt. Här är varje medarbetare en viktig del i helheten och tillsammans hjälps vi åt att förverkliga vår vision om "Ett bättre liv i Solstaden". Kom och väx med oss! Övrig information För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen och förenkla kommunikationen med våra sökande ber vi dig skicka in din ansökan via våra rekryteringssystem och inte via e-post eller pappersformat. Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons. Har du skyddade personuppgifter ska du inte registrera dina ansökningshandlingar i vårt rekryteringssystem och inte heller skicka in dem via e-post. Vänd dig istället till kommunens växel 054-540 00 00 för vidare hantering.