Arbetsbeskrivning

Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna. Skarpnäcks stadsdelsförvaltning erbjuder dig en arbetsplats där ett aktivt medarbetarskap och ett tydligt ledarskap är grunden för att ge stockholmarna den bästa verksamheten. Eftersom vi gemensamt skapar vår arbetsmiljö är det viktigt med öppenhet, respekt och lyhördhet. Välkommen till oss Vill du vara en del av en samhällsviktig verksamhet där service och gott samarbete står i centrum? Skarpnäcks stadsdelsförvaltning söker en handläggare med inriktning ärendehantering och registratur inom enheten för kvalitets- och nämndprocesser. Enheten för kvalitets- och nämndprocesser består av fyra engagerade medarbetare som tillsammans med enhetschef ansvarar för bl.a. registratur, arkiv, nämndadministration, dataskyddsfrågor, föreningsbidrag och kvalitetsfrågor inom förvaltningen. Vi samordnar även nämndens verksamhetsplanering och uppföljning av verksamheten. Enheten är en del av förvaltningens verksamhetsstöd. Inom gruppen arbetar vi nära varandra och har ett öppet och hjälpsamt arbetsklimat. Nu söker vi en kollega som vill ta ett tydligt ansvar för ärendehantering och samtidigt vara huvudansvarig för registraturen. Vi erbjuder Hos oss får du ett meningsfullt och samhällsviktigt uppdrag där ditt arbete bidrar till ordning, transparens och god service för stadens invånare. Du blir en del av en engagerad och kompetent enhet med bra kollegor och ett gott arbetsklimat. Vi värnar om respekt, öppenhet och lyhördhet – både i vårt bemötande och i vårt interna samarbete. Arbetsplatsen ligger i Björkhagen, med närhet till tunnelbana och vackra Nackareservatet. Vi har ett aktivt medarbetarskap och närvarande ledarskap. Vi arbetar utifrån stockholmarnas fokus, med ambitionen att erbjuda en god och rättssäker service. Som medarbetare hos oss får du bland annat ta del av förmåner så som flextid, friskvårdsersättning och goda pensions- och föräldravillkor. Din roll I rollen som handläggare med fokus på ärendehantering och registratur blir du en central del av förvaltningens administrativa nav. Du arbetar nära nämndsekreteraren och bidrar till att våra politiska processer fungerar smidigt och rättssäkert. En viktig del av ditt uppdrag är att ta ansvar för ärendehanteringen kopplad till sociala delegationen och pensionärsrådet. Det innebär att du planerar och samordnar utskick av kallelser och handlingar, förbereder underlag och säkerställer att mötesprocesserna håller hög kvalitet. Du har även en aktiv sekreterarroll i dessa forum, där du ansvarar för att föra protokoll och bidrar till en strukturerad och rättssäker beslutsprocess. Vid behov kliver du in som första ersättare för nämndsekreteraren vid stadsdelsnämndens sammanträden. Du har samtidigt huvudansvar för registraturen och blir en nyckelperson i förvaltningens arbete med informationshantering. Det omfattar diarieföring, utlämnande av allmänna handlingar och att vara ett stöd i frågor som rör offentlighet och sekretess. Du samverkar tätt med förvaltningens arkivarie för att säkerställa god ordning och följsamhet till gällande regelverk och hanteringsanvisningar. I rollen ingår även att stötta chefer och medarbetare i användningen av vårt ärendehanteringssystem, hålla i utbildningar och bidra till att utveckla våra arbetssätt. Vid behov bistår du också i andra frågor så som förvaltnings- och kommunaljuridik samt i handläggningen av föreningsbidrag. Din kompetens och erfarenhet Vi söker dig som har gedigen erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete och som trivs i en roll där du förväntas ta egna initiativ och arbeta självständigt. Du har en förmåga att skapa struktur, prioritera i perioder med högt tempo och behålla lugnet även när många frågor är i rörelse samtidigt. Du uttrycker dig tydligt och professionellt i både tal och skrift och har ett gott bemötande i kontakten med medarbetare, invånare och förtroendevalda. Rollen innebär många kontaktytor, och du känner dig trygg i att representera förvaltningen på ett serviceinriktat och respektfullt sätt. Som person är du samarbetsorienterad, prestigelös och bidrar gärna till att stärka helheten av enhetens uppdrag. Du ställer upp när det behövs och har lätt för att stötta kollegor, samtidigt som du själv tar ansvar för att driva dina uppgifter framåt. Vi söker dig som har: Universitets- eller högskoleexamen i statsvetenskap, offentlig förvaltning eller juridik alternativt annan likvärdig utbildning i kombination med arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig Erfarenhet av att arbeta som nämndsekreterare eller liknande roll som arbetsgivaren bedömer relevant Goda kunskaper om de lagar och regler som styr det kommunala beslutsfattandet, som kommunallagen, förvaltningslagen, offentlighet- och sekretesslagen samt GDPR Erfarenhet av arbete i offentlig förvaltning, gärna registratur eller liknande administrativa uppgifter Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift samt skriva formell text på svenska Goda kunskaper i Officepaketets olika program Det är meriterande om du har erfarenhet av ärendehanteringssystem som eDok (Platina). Vi ser fram emot din ansökan! Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.