Arbetsbeskrivning

Ref: 20260250 Utbildningskontoret är en del av gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen och samlar förvaltningsledning samt centrala stöd- och styrfunktioner. Här arbetar cirka 170 medarbetare med bred kompetens för att skapa goda förutsättningar för förvaltningens verksamheter. Nu söker vi en administratör till vår reception som trivs med att ta ett stort eget ansvar och som tycker att service och möten med nya människor är energigivande och riktigt roligt! Arbetsuppgifter Som administratör i receptionen på utbildningskontoret har du en mycket viktig roll för att skapa en välkomnande atmosfär och ett professionellt bemötande av besökare och medarbetare. Ditt huvudsakliga uppdrag är att sköta det dagliga receptions- och administrationsarbetet. Detta innebär att ta emot och vägleda besökare, svara på samtal och mejl samt utföra administrativa uppgifter som beställningar av kontorsmaterial, fakturaadministration, kontering och diarieföring. Du kommer även att arbeta med utlämning och sekretessprövningar av allmänna handlingar. Därtill innefattar rollen planering och koordinering av konferenser och möten samt stöd vid bokning av resor, lokaler och catering. Vidare stödjer du kontoret i frågor kopplat till kontorsmiljö och enklare IT-ärenden. Du arbetar aktivt för att säkerställa att våra lokaler är i gott skick genom att göra felanmälningar, hålla kontakt med hyresvärd och fastighetsskötare samt administrera system för lås, larm och brand. Du ansvarar även för husronder, checklistor och rutiner kopplade till våra lokaler. Denna del av arbetet innefattar lyft och- varumottagning, som exempelvis mottagning och flytt av möblemang och IT-utrustning och övrigt förekommande uppgifter som rör våra kontorslokaler.   Arbete på kvällstid kan förekomma. Kvalifikationer Krav: • Gymnasieexamen • Dokumenterad erfarenhet av liknande administrativt arbete • Erfarenhet av fakturahantering och kontering • Erfarenhet av registrering och hantering av allmänna handlingar • God digital kompetens och förmåga att snabbt sätta sig in i nya program och system • Mycket god kunskap i svenska i tal och skrift • God kunskap i engelska.  Meriterande: • Administrativ eftergymnasial utbildning eller utbildning som arbetsgivaren bedömer likvärdig • Erfarenhet av arbete i reception • Erfarenhet av att ha ett övergripande ansvar för kontorsmiljö • Erfarenhet av arbete i diarieföringssystem, exempelvis Platina • Viss hårdvaru- och mjukvarukompetens med erfarenhet av att lösa vanligt förekommande IT-ärenden i kontorsmiljö. Till vår reception kommer besökare med olika språkbakgrund. Därför är kunskaper i ytterligare språk utöver svenska och engelska meriterande, särskilt språk som är välrepresenterade i Malmö. Vi söker dig som trivs med att vara första kontakten för besökare och medarbetare och som drivs av att ge god service och finna smarta lösningar. Med ett skarpt helhetsperspektiv och en stark initiativförmåga ser du nya möjligheter att förbättra det dagliga arbetet och skapa en välfungerande och trivsam kontorsmiljö. Genom god planering och smart prioritering hanterar du rollens arbetsuppgifter och kontaktytor väl och bemöter både små och stora utmaningar med lugn och stabilitet. Du kommunicerar tydligt och effektivt och bidrar till goda samarbeten internt och externt.  Om arbetsplatsen Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi cirka 1800 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande. Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här. Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb Information om tjänsten Anställningsform: Tillsvidareanställning Omfattning: Heltid Antal tjänster: 1 Tillträde: Snarast, enligt överenskommelse Övrigt Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.  Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.