Arbetsbeskrivning

Vill du vara med och skapa de bästa förutsättningarna för en likvärdig utbildning? Vi på Specialpedagogiska skolmyndigheten, SPSM, arbetar för att alla barn, elever och vuxenstuderande med funktionsnedsättning ska nå målen för sin utbildning. Vi driver egna specialskolor på olika orter i Sverige. Vi erbjuder också stöd till förskolor och skolor i hela landet för att tillsammans skapa lärmiljöer som är utvecklande och tillgängliga. Dessutom fördelar vi statsbidrag och utvecklar läromedel. Tillsammans röjer vi hindren! Vi hoppas att du som söker, med din bakgrund och din kompetens, kan bidra till att öka vår mångfald. Vi arbetar engagerat för att allas lika värde ska bli verklighet. Tillsammans använder vi samarbete och kompetens för att lösa uppdrag. Att utveckla ledarskapet och att öka mångfalden är några saker som just nu finns på vår agenda. Tillsammans bidrar vi till hållbarhet i samhället ekonomiskt, socialt och miljömässigt. Mer om vad vi erbjuder kan du läsa på www.spsm.se/ledigajobb Verksamhetsområde Stöd och styrning arbetar med ett effektivt internt stöd och en god intern styrning och kontroll. Vi utvecklar vår verksamhet för ett hållbart samhälle. Rättsfrågor, processtöd, ekonomi, verksamhetsstyrning, personalfrågor, kompetensförsörjning, IT-frågor, internservice, upphandling och lokalförsörjning finns i verksamhetsområdet. Tjänsten är placerad i Härnösand där vi har vårt centralarkiv. Befattningen tillhör Rättsenheten där också myndighetens jurister, registratorer och arkivarier (ca 20 medarbetare) finns. Enheten har tjänsteställen på olika orter i Sverige. Tjänsten som arkivassistent innebär att du tillsammans med våra arkivarier och registratorer kommer att arbeta med råd och stöd till våra verksamhetsområden inom området arkiv- och registratur. Du kommer även att vårda och administrera information i våra arkiv i både analog och digital form. Ditt dagliga arbete innebär att du arbetar både i ett team med arkivarier och registratorer samt självständigt med vissa uppgifter. Enhetens och ditt arbete kännetecknas av en god service till hela myndigheten och allmänhet vid frågor om utlämnande av arkivmaterial. Arbetet med arkivet kan innebära tunga lyft och vara fysiskt krävande. ARBETSUPPGIFTER I befattningen som arkivassistent kommer följande arbetsuppgifter att bli aktuella: ·       Ta emot analoga arkivleveranser internt ·       Ordna och förteckna myndighetens arkiv ·       Medverka vid förberedande av arkivleveranser till Riksarkivet. ·       Föra in förteckningar i arkivförteckningssystemet Visual Arkiv ·       Söka ut handlingar inför utlämnande av allmänna handlingar. I arbetet kan även andra vanligt förekommande arbetsuppgifter inom arkiv- och registratursverksamheten ingå, såsom registratur och systemförvaltning av diariet. KVALIFIKATIONER Vi söker dig som har ·       Gymnasiekompetens, gärna med inriktning mot administration eller samhällsvetenskap ·       Erfarenhet av arbete med arkiv inom offentlig förvaltning ·       Erfarenhet av att arbeta i arkivförteckningssystem ·       God förmåga att uttrycka dig i tal på svenska alternativt svenskt teckenspråk samt skrift på svenska. Det är meriterande om du har  ·       Eftergymnasial utbildning inom arkiv och registratur, eller motsvarande kunskap genom mångårig erfarenhet av arbete inom arkiv och registraturområdet ·       God vana vid att arbeta i arkivförteckningssystemet Visual arkiv ·       Vana vid att arbeta i olika digitala verksamhetssystem  Personliga egenskaper Då vi är en arkivverksamhet som hanterar både digitala och fysiska handlingar är det viktigt att du har intresse för dokumenthantering, informationssäkerhet och relevanta regelverk. Du är noggrann i ditt arbete och har ett intresse för att säkerställa att information hanteras korrekt och tillgängliggörs enligt gällande lagstiftning. För att lyckas i tjänsten ska du även  ·       vara strukturerad och har en god administrativ förmåga ·       trivas med att arbeta självständigt men har också lätt för att samarbeta med andra ·       ha en stark känsla för service. Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet vid tillsättning av tjänsten. ÖVRIGT Provanställning på 6 månader tillämpas. Utdrag från belastningsregistret ska visas upp inför anställning. Din tjänstgöringsort är i Härnösand, men arbetet kan komma att innebära resor till myndighetens övriga kontor runt om i Sverige. I händelse av samhällskris kan du komma att arbetsledas mellan myndighetens verksamhetsområden utifrån din placeringsort. Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss denna gång alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp.