Arbetsbeskrivning

Ref: 20252919 Vill du arbeta med HR-administration i en roll där struktur, service och problemlösning står i centrum? Vi söker en HR-administratör som blir en viktig del av vårt HR-team på Fastighets- och gatukontoret. Hos oss får du en varierad och utvecklande roll med fokus på arbetstidsfrågor, schemaläggning och stöd till chefer och medarbetare. Om rollen Som HR-administratör hanterar du de administrativa delarna av HR-processerna och ger proaktivt stöd till HR-chef, HR-konsulter samt chefer i organisationen. Du blir vår specialist på HR-systemet Medvind, med ansvar för arbetstids-, löne- och semesterfrågor, samt att ta fram underlag och rapporter. Du kommer att rapportera till HR-chefen på förvaltningen. Dina huvudsakliga arbetsuppgifter • Arbeta självständigt med varierande uppgifter i personalsystem så som anställningsunderlag, rapportering, kvalitetskontroll och uppföljning av uppgifter • Stöd till chefer i schemaläggning och arbetstidsfrågor • Hantering och arkivering av anställningshandlingar • Utbildning och information om HR-administrativa processer • Diarieföring, dokumenthantering och utlämning av handlingar • Övriga administrativa uppgifter inom enheten- såsom planering av jubileum, avtackningar, protokollsskrivning samt mötes- och fikabokning mm. Du arbetar nära ett team med ytterligare en HR-administratör och har god kontakt med Malmö stads centrala HR-support. Du behöver kontinuerligt hålla dig uppdaterad inom området lön, lagar och avtal samt vara skicklig på att söka efter information för att ge korrekt och aktuell rådgivning. Kvalifikationer Vi söker dig som har: • Minst gymnasieexamen (3 år) • Minst två års erfarenhet av administrativt arbete inom HR • Minst två års erfarenhet av arbetstidslagen och dess praktiska tillämpning • Dokumenterad erfarenhet av schemaläggning samt semesterhantering, där du tillämpat arbetstidslagen • Erfarenhet av HR- och lönesystem, gärna Medvind och HRutan • Mycket god datorvana och kunskaper i Office-paketet • God förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift Meriterande: • Eftergymnasial utbildning inom HR, lön eller offentlig förvaltning. • Erfarenhet av diarieföring och arkivhantering, och kanske har du arbetat i system som Platina. • Kunskap om kollektivavtal, särskilt Allmänna bestämmelser (AB), är värdefullt. • Erfarenhet av arbete inom offentlig förvaltning Har du dessutom erfarenhet av att hantera beredskaps- och evenemangsscheman eller arbetat med schema- och bemanningssystemet Medvind är det ett stort plus. Personliga egenskaper Vi söker dig som är strukturerad och noggrann, med förmåga att skapa ordning och hålla deadlines även när tempot är högt. Du är serviceinriktad och kommunikativ, vilket gör att du kan ge tydliga besked och skapa goda samarbeten med chefer och medarbetare. Du har en problemlösande förmåga som hjälper dig att hitta lösningar när frågor uppstår, och du är flexibel och stresstålig i en vardag med många parallella uppgifter. Dessutom är du pedagogisk, vilket gör att du kan förklara komplexa regler och processer på ett enkelt sätt. Vi erbjuder En arbetsplats där du får möjlighet att utvecklas, bidra till ordning och kvalitet i HR-processerna och vara en del av ett engagerat team. Vi värdesätter ett öppet och inkluderande arbetsklimat där alla är välkomna att bidra och samarbeta. Här är vi alltid beredda att hjälpa varandra och stötta våra kollegor. Tillsammans skapar vi en arbetsplats där alla känner sig hörda och respekterade. Om arbetsplatsen Fastighets- och gatukontoret har ca 600 medarbetare och är en av de 14 förvaltningarna på Malmö stad. Förvaltningen äger, utvecklar och förvaltar stadens mark på uppdrag av tekniska nämnden och har till uppdrag att möjliggöra ett gott stadsliv för Malmöborna och stadens näringsliv. Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här. Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb Information om tjänsten Anställningsform: Tillsvidare Omfattning: Heltid Antal tjänster: 1 Tillträde: Enligt överenskommelse Övrigt Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.  Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.