Arbetsbeskrivning

Drivs du av att stödja dina kollegor genom att underlätta och utveckla arbetsflöden? Gillar du att planera och samordna konferenser och avdelningsdagar för att bidra till god sammanhållning? Har du erfarenhet av administrativt arbete och kommunikation? Då är tjänsten som administrativ samordnare på Pensionsmyndighetens kommunikationsavdelning något för dig! Om jobbet Det här är ett arbete för dig som trivs i en variationsrik och stöttande roll där du arbetar både självständigt och i nära samspel med dina kollegor. Du brinner för att skapa god struktur, organisationskultur och positivt arbetsklimat. Ditt arbete innebär ett brett spann av administrativa, stödjande och koordinerande arbetsuppgifter. Du kommer att fördela din tid mellan att vara stöd till avdelningschefen och att fungera som avdelningens administratör med ansvar för fakturering, diarieföring, rese- och konferensplanering inklusive program samt interna rutiner. Dessutom deltar du i ett varierat arbete av olika utvecklingsorienterade initiativ som stöttar avdelningen i stort och ansvarar för hanteringen av våra styrande dokument. I rollen som utvecklingsinriktad administratör är du kvalificerat stöd till avdelningschefen och du arbetar i nära samverkan med avdelningens enhetschefer, verksamhetsutvecklare, controller samt med övriga medarbetare på kommunikationsavdelningen. Du stöttar avdelningens ledningsgrupp genom att bidra till att utveckla och skapa struktur, effektivitet och kvalitet i avdelningsledningens arbete. Du kommer bland annat att arbeta med att: - Stötta i administration av avdelningschefens kalender, mail och ärenden - Självständigt ta fram olika former av underlag till presentationer, promemorior, sammanställningar och rapportering samt skriva protokoll. - Introducera nyanställda - Stödja enhetens medarbetare i administrativa rutiner inklusive ärende- och dokumenthantering och föreslå förbättringar - Ansvara för fakturahantering och beställningar i vårt inköps- och fakturasystem (Proceedo), diarieföring i diariesystemet (W3D3), ansvara för och förfina interna rutiner vad gäller exempelvis remisshantering, semesterplanering och avtalshantering. - Ge användarstöd till medarbetare och chefer i stödsystem för fakturor och diarieföring, samt vara behjälplig med publicering till avdelningens information på intranätet. - Bevaka och hantera den avdelningsgemensamma funktionsbrevlådan, vilket också kan komma att inkludera att leda vissa uppdrag samt sammanställa underlag. - Hantera avdelningens styrande dokument. - Planera, boka och administrera resor, möten/konferenser och firanden. Som avdelningsadministratör ingår du också i ett nätverk med myndighetens övriga avdelningsadministratörer. Din profil Som person är du självgående och driven samtidigt som du tycker det är roligt att hjälpa andra och skapa god stämning. Du tar tag i saker, har en känsla för vad som behöver göras, arbetar strukturerat och noggrant, och ligger ofta steget före. Då arbetet innebär många kontakter lägger vi stor vikt vid social och kommunikativ kompetens. För att trivas och lyckas i rollen krävs att du är prestigelös, flexibel och har integritet såväl som en hög serviceanda, samt har förmåga att ta till dig ny information snabbt. Vi söker dig som har: - Högskoleutbildning inom kommunikation, juridik, samhällsvetenskap, statsvetenskap, ekonomi, eller närliggande område. - Erfarenhet av administrativt arbete. - Aktuell arbetslivserfarenhet av arbete i nära samarbete med chefer och ledningsgrupper. - God förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift i såväl svenska som engelska. - God IT-vana och erfarenhet att arbeta med Office-paketet, olika administrativa system samt erfarenhet av att facilitera möten med flera deltagare på digitala mötesplattformar, till exempel Skype, Teams och Zoom. Det är meriterande om du har - Erfarenhet av arbete på statlig myndighet. - Erfarenhet av kommunikationsarbete. Vi erbjuder Ett myndighetsuppdrag som är viktigt på riktigt! En arbetsplats där vi värnar om att våra medarbetare ska ha en god balans mellan arbete och fritid. Vi erbjuder flexibel arbetstid och möjlighet att jobba delvis hemifrån om arbetet tillåter. Som statligt anställd har du även goda anställningsvillkor och ett förmånspaket med friskvård, lediga klämdagar samt goda semester- och pensionsvillkor. Vårt kontor i Stockholm ligger centralt i Hornstull nära tunnelbanan. Du kan läsa mer om våra förmåner och hur det är att jobba hos oss https://www.pensionsmyndigheten.se/om-pensionsmyndigheten/jobba-hos-oss/jobba-pa-pensionsmyndigheten. Bra att veta Tjänsten är en tillsvidareanställning och vi tillämpar 6 månaders provanställning. Anställningen kan komma att placeras i säkerhetsklass. Under jul- och nyårshelgerna kan vår möjlighet att besvara frågor vara begränsad. Vi återkommer så snart vi har möjlighet. Tack för visad förståelse. Din ansökan Vi jobbar kompetensbaserat i hela processen och är måna om en inkluderande, rättvis, objektiv och kandidatvänlig process. Därför ber vi dig att besvara ett antal urvalsfrågor istället för att be om personligt brev. Vi kan komma att använda oss av arbetspsykologiska tester. Har du skyddade personuppgifter kontakta rekryterande chef som hjälper dig med din ansökan. Vi strävar efter en jämn könsfördelning och ser mångfald som en styrka och välkomnar därför sökande med olika bakgrund. Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till annonskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför ytterligare kontakt med media-/annonsförsäljare, rekryteringssajter och liknande. Pensionsmyndigheten ansvarar för den allmänna pensionen och informerar om hela pensionen. Varje år betalar vi ut cirka 415 miljarder kronor till 2,3 miljoner pensionärer, genomför cirka 911 000 fondbyten och skickar ut 8 miljoner orange kuvert. Vi har ca 20 miljoner inloggningar på vår hemsida per år. Vi är cirka 1700 medarbetare på åtta orter, från Luleå i norr till Halmstad i söder. Vi gör pensionen enklare. #LI-HYBRID