Arbetsbeskrivning

Vi söker en Avdelningsadministratör/Chefsassistent till ett företag i Stockholm (Sundbyberg). Start är i början på februari 2026, 1 års kontrakt till att börja med. Möjlighet till förlängning efter det.

Uppdragsbeskrivning:

Uppdraget omfattar att vara administratör/-assistent åt avdelningschef samt ett antal sektions-/enhetschefer på avdelning Stationsteknik NT. Rollen kommer att delas mellan flera olika enheter och sektioner.

Rollen är central för att säkerställa att avdelningens verksamhet flyter på smidigt, med särskilt fokus på att avlasta chefer samt upprätthålla struktur och ordning i administrativa system och uppgifter.

Avdelningsadministratören behöver självständigt och med stort eget ansvar tillsammans med avdelnings-, sektions- och enhetschefer arbeta för att avlasta cheferna i sitt dagliga arbete genom att planera och utföra administrativa uppgifter.

Uppdraget avser att utföras av en resurskonsult (en tjänst som utförs av en Konsult i syfte att ge förstärkning i det löpande arbetet).

Arbetsuppgifter:

1. Administrativt stöd till chefer

• Kalenderhantering och mötesbokningar.
• Förberedelse av mötesmaterial och presentationer (ex. gemensam information till enhetsmöten).
• Administrativ hantering och samordning av underlag och beslut avseende konsulter och medarbetare (ex. delegeringar, jävsdeklarationer).
• Uppdatering av intranätssidor.

2. Personaladministration

• Stöd vid onboarding och offboarding av medarbetare och konsulter. Beställning av utrustning, behörigheter och accesser.
• Hantering av semesterlistor.
• Stöd vid introduktionsprogram och interna aktiviteter.

3. Ekonomi och inköp

• Inköp av material, utrustning och tjänster vid behov.
• Sammanställning av enklare rapportering från UBW.
• Fakturahantering och kontering vid behov.

4. Mötes- och eventkoordinering

• Planering av interna möten, workshops och konferenser.
• Bokning av lokaler, teknik och catering.
• Skapa agendor och skriva protokoll vid behov.
• Stöd till avdelning Stationstekniks ledningsgrupp (NT LG). (Planera årshjul, planera agendor, dokumentera ledningsgruppsmöten och beslut, bjuda in gäster, följa upp actions.)

5. Kommunikation och dokumentation

• Uppdatering av intranät och avdelningens presentationsmaterial.
• Skriva enklare beslutsunderlag.
• Dokumenthantering på filserver och SharePoint samt diarieföring.
• Skapa och uppdatera rutiner inom det egna ansvarsområdet i de fall de saknas centralt.
• Samverkan med administratörsnätverket.

För den här rollen krävs det flytande kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.

Säkerhetsprövning: Säkerhetsprövning och registerkontroll krävs.

Detta är ett konsultuppdrag på 100% via Incluso i Stockholm (Sundbyberg). Start är i början på februari 2026, 1 års tidsbegränsat uppdrag till att börja med, möjlighet till förlängning efter det. För den här rollen behöver du vara på plats 75% i Sundbyberg.

Vänligen sök med CV och motivering via länken nedan. Vi presenterar kandidater löpande.

Ansvarig rekryterare på Incluso är Marianne Nilsson.