Arbetsbeskrivning

Om tjänsten Myndigheten söker en administratör/koordinator som kan avlasta ledningen och bidra till ett utvecklingsprojekt som kommer pågå under hösten skall genomförs smidigt. Rollen är ny och innebär att ge brett administrativt stöd, samordna projekt och möten, samt vara en servicefunktion för chefer och andra nyckelpersoner. Du kommer även att ha en viktig roll i det kommande bytet av IT-leverantör, inklusive stöd till användare och samordning av utrustningsutbyte på flera orter. I tjänsten ingår också dokumentation, strukturering av styrdokument, kontakt med leverantörer samt hantering av felanmälningar och beställningar. Tjänsten omfattar följande arbetsuppgifter: • Sköta administrativa rutiner • Planera och samordna • Formulera brev m.m. • Arrangera och förbereda möten • Göra mötesbokningar • Föra protokoll vid möten och följa upp att det som bestämts tas vidare • Hantera återkommande arbetsuppgifter (exempelvis kopiering, sortering och posthantering) • Utföra reseplanering och boka resor • Lägga upp planer för mindre projekt och uppdrag på myndigheten, följa genomförandet av de planerna, påminna och stötta de inblandade för att ta sig fram enligt planen • Skriva dokument, bland annat rutinbeskrivningar, utifrån önskemål om sakinnehåll • Ha kontakter med leverantörer och samordna deras arbete på myndigheten • Ha kontakter med myndighetens hyresvärdar kring behov kopplat till lokalerna, t.ex. vid felanmälningar och kontroller. Även beställa vaktmästeritjänster • Genomföra vissa inköp till kontoret och personalen Uppdragsperiod och omfattning: Tjänsten som Administratör är ett konsultuppdrag på heltid med start omgående och beräknas pågå till och med 31 december 2025. Krav för tjänsten: • Gymnasium eller likvärdig utbildning • Mycket goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt • Minst tre (3) års arbetslivserfarenhet som administratör/assistent, gärna erfarenhet av att arbeta som administratör/koordinator på en myndighet • Kunna kommunicera obehindrat på svenska och engelska, såväl i tal som i skrift. För att vi ska ha möjlighet att ta dig vidare i processen behöver du tydligt redogjort i ditt CV att samtliga ovan krav är uppfyllda. Ange vilket/vilka uppdrag som påvisar efterfrågad erfarenhet. Tidsperiod ska anges i år och månad ÅÅ-MM. Meriterande för tjänsten: • Administrativ erfarenhet från myndighet • Erfarenhet av att ha arbetat mot ledningsgrupp eller som chefsstöd Om dig Vi söker dig som är strukturerad, lösningsfokuserad och trivs i en varierad roll med många kontaktytor. Du har lätt för att organisera, prioritera och hantera flera uppgifter samtidigt – även när förutsättningarna snabbt förändras. Du är en självgående person med hög servicekänsla, god kommunikationsförmåga och ett prestigelöst sätt att samarbeta. Din sociala förmåga gör att du snabbt bygger förtroende, och du är van att arbeta i digitala miljöer som Microsoft 365. För att säkerställa en kompetensbaserad rekrytering använder vi oss i denna process av arbetspsykologiska tester. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Sista ansökningsdag är 2025-09-16. Kontaktuppgifter Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare: Maja Nyström via Adecco´s växel 010 – 173 73 00 eller e-post: [email protected] Har du frågor angående registrering, var god kontakta supporten via [email protected] Välkommen med din ansökan!