Arbetsbeskrivning

Vi på Future People söker en projektadministratör till vår kund i Stockholm. Som konsult hos oss får du möjlighet till ett spännande uppdrag hos en av våra kunder samtidigt som du fortsätter att utvecklas inom ditt kompetensområde. Vi är mycket måna om att du ska trivas hos oss och på ditt uppdrag. Hos oss är du en viktig och uppskattad person, både som anställd och som kollega.

Ta nästa steg i karriären och utvecklas tillsammans med oss!

Vår kund arbetar dygnet runt, året om, tryggar dem den växande Stockholmsregionens tillgång till värme, kyla, el samt hantering av avfallstjänster. Idag är fler än 800 000 stockholmare och drygt 400 sjukhus, datahallar och andra verksamheter anslutna till fjärrvärmenätet, kopplat till deras värme- och kraftvärmeanläggningar från Högdalen i söder till Brista i norr. Med gemensam kraft driver dem Stockholm framåt med potential att bli världens första klimatpositiva huvudstad.

Den preliminära tidplanen innebär att anläggningen ska vara i drift inom fyra år. För att nå dit krävs bland annat tillståndsprocesser, energieffektiv utformning av anläggningen, avtal kring transport och lagring av koldioxid samt säkerställd finansiering.

Som Projektadministratör i BECCS blir du en nyckelperson i projektorganisationen och stöttar teamet med ett brett spektrum av administrativa och koordinerande arbetsuppgifter. Rollen är varierande och kräver flexibilitet, struktur och en serviceinriktad inställning.

Arbetsuppgifter

I rollen ingår bland annat att:

• Skapa inköpsrekvisitioner, utöka inköpsordrar samt avsluta/stänga inköpsordrar

• Planera och genomföra inköpsrekvisitioner

• Hantera avtal och inköp

• Följa upp fakturor gentemot avtal, inköpsordrar, tidssedlar och konsulter

• Ta emot och registrera inleveranser av fakturor

• Kontrollera inkommande fakturor och sköta löpande fakturahantering

• Agera support i IFS till projektorganisationen

• Stötta projektledare/delprojektledare med planering och strukturering

• Boka och planera tjänsteresor samt hantera reseräkningar

• Vara behjälplig vid planering av tjänsteresor

• Koordinera och beställa IT-system samt hantera behörigheter

• Boka möten och konferenser

• Hantera och boka utbildningar för PMO-personal inklusive konsulter

• Skriva protokoll och sköta mötesadministration

• Hantera Projectplace/SharePoint Online – behörigheter, mappstrukturer och projektdokumentation

• Skapa, flytta och hantera mappar i DM/SharePoint

• Publicera och uppdatera projektinformation på intranätet

• Hantera resursanskaffning för konsulter via Magnit

• Bistå med introduktion för nya projektspecifika konsulter och säkerställa att de får tillgång till systemverktyg

• Avsluta systembehörigheter när konsulter lämnar projekten

• Ge administrativt stöd till projektcontroller

Krav för tjänsten:

• Erfarenhet från en liknande roll inom projektadministration eller koordinerande tjänst

• God förmåga att arbeta strukturerat och hantera flera arbetsuppgifter parallellt

• Flytande svenska och engelska i tal och skrift (engelska används som arbetsspråk i projektet)

• Vana vid att arbeta i komplexa och snabbrörliga projektmiljöer

• Självgående arbetsstil med förmåga att ta ansvar och driva dina uppgifter framåt

• God samarbetsförmåga och erfarenhet av att arbeta i team

Som person är du prestigelös, engagerad och har ett starkt driv. Du är utåtriktad, förtroendeingivande och tydlig i din kommunikation. Du har en god samarbetsförmåga och tar gärna egna initiativ.

För oss är det viktigt att varje kandidat ska få en positiv upplevelse hos oss och vi håller dig uppdaterad under hela processen. Du behöver aldrig undra vad som händer och hur just du ligger till i rekryteringsprocessen.

Du kommer att vara anställd av Future People och arbeta som konsult hos vår spännande kund.

Varmt välkommen med din ansökan redan idag!

Omfattning: Heltid till den 30/9-2026 med möjlighet till förlängning 

Start: Omgående 

Sista ansökningsdagen: 22/9-2025

Du söker tjänsten på futurepeople.se

Vi har ej möjlighet att ta emot ansökningar via e-mail med anledning av GDPR. Har du frågor om rollen eller undrar hur processen ser ut framöver får du gärna kontakta oss. Vi som arbetar med processen på detta uppdrag är Therese Lönnberg, du når mig på [email protected] och Liv Hedström, [email protected]. Vi ser gärna sökanden med olika bakgrunder och erfarenheter. Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Rollen kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan.

Välkommen till oss på Future People!