Arbetsbeskrivning

Om tjänsten Som administratör/kontorsansvarig på kommer du att ha en central roll i avdelningen för kontors- och medarbetarstöd, där du samarbetar nära med kollegor inom HR, säkerhet, hållbarhet och ekonomi. Som administratör/kontorsansvarig får du ett brett och varierat ansvar som omfattar administration, internservice, kontorsmiljö samt kommunikations- och informationsansvar. En viktig del av tjänsten är att skapa en trivsam, hållbar och välfungerande arbetsplats, samtidigt som du ser till att kontoret hålls i god ordning. I din roll som administratör/kontorsansvarig kommer dina huvudsakliga arbetsuppgifter innebära att: - Ansvara för att kontoret erbjuder en trygg, trivsam och hållbar arbetsmiljö i linje med akademiska hus arbetsplatskoncept - Koordinera löpande information och kommunikation till medarbetare på kontoret, inkl. interna informationsmöten. - Hantera kontorets budget och uppföljning i Unit4 och Hypergene, inklusive inköp och inventarier. - Introduktion av nya medarbetare på kontoret samt avvecklingsstöd vid avslut av anställning. - Vara drivande i det systematiska arbetsmiljö- och brandskyddsarbetet. Övriga arbetsuppgifter kan vara att: - Skapa texter på deras plattformar så som digital signage, intranät med via engage som hanteras via sharepoint. - Vara superuser och administrativt ansvarig för reseportal m.m. - Ansvara för att hantera/dokumentera samt överlämna till fordonsansvarig kring; uppföljning av digital körjournal, alkolås, serviceintervaller, försäkringar, bränslekort, besiktning och fakturor. - Administrera statistikunderlag till hållbarhetschef gällande resor, fordon och taxi. - Manuellt registrering av nya medarbetare i reseportal, körjournal och övriga system. - Säkerställa arbetsflöden kopplade till ny medarbetarportal. - Bidra till verksamhetsplanering och kontinuerlig utveckling av Kontors- och medarbetarstöd. Uppdragsperiod och omfattning: Tjänsten som administratör/kontorsansvarig är ett konsultuppdrag på deltid med start omgående och beräknas pågå t om februari 2026. Sysselsättningsgraden kommer vara mellan 50-70%. Krav för tjänsten: - Gymnasium eller likvärdig utbildning - Goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt - Minst ett (1) års arbetslivserfarenhet från liknande arbete - Kunna kommunicera obehindrat på svenska, såväl i tal som i skrift Meriterande för tjänsten: - God systemvana och erfarenhet av reseportaler, körjournalssystem, ekonomiverktyg och/eller säkerhetssystem. - Förmåga att ta ansvar, arbeta självständigt och bidra i utvecklingsprojekt. - Stort intresse för miljö, hållbarhet, trivsel och säkerhet på arbetsplatsen. För att vi ska ha möjlighet att ta dig vidare i processen behöver du tydligt redogjort i ditt CV att samtliga ovan krav är uppfyllda. Om dig Vi söker dig som är serviceinriktad, positiv och trygg. Du är van vid att arbeta med digitala verktyg och kommunikation. Du talar god svenska och engelska och har ett gott öga för detaljer. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Sista ansökningsdag är 2025-09-08. Kontaktuppgifter Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare: Maja Nyström via [email protected] Har du frågor angående registrering, var god kontakta supporten via [email protected] Välkommen med din ansökan!