Arbetsbeskrivning

Ref: 20251807 Arbetsuppgifter Som samordnare inom Butik & värdskap arbetar du både administrativt och operativt – nära sektionschef, kollegor och besökare till Malmö museum. Du stöttar sektionschefen i dagliga administrativa uppgifter. Du skapar och underhåller scheman för verksamheten under både hög- och lågsäsong, inklusive bemanning vid evenemang, bokningar och speciella händelser, och ser till att rätt kompetens finns på rätt ställe. Arbetet sköts i schemaläggningssystemet Medvind, och i Excel. Du sköter personaladministration, så som sjukfrånvaro, semesterlistor och statistik, samt är ett praktiskt stöd till fast och tillfällig personal, till exempel vid nyanställningar. Som samordnare koordinerar du möten, interna utbildningar och workshops. Du håller kontakt med externa aktörer som är delaktiga i skapandet av serviceupplevelsen. I uppdraget ingår det även att lägga beställningar av nödvändigt material, skyltar och tillträdesbehörigheter, samt att sköta telefoni och e-posthantering – både internt och externt. 25% av tjänsten arbetar du som museivärd. Det betyder att du bemannar utställningar och avdelningar. Där ser du till att området du är placerad vid, är rent och snyggt, att regler efterföljs och att ingen kommer till skada. Du svarar på besökarnas frågor, bemannar vår entré, säljer biljetter, och bemannar någon av museets butiker. Rollen innebär också koordineringsansvar för museivärdarna som säkerställer att våra utställda föremål skyddas från yttre påverkan, att regler efterföljs av besökarna, och att besökarna får en fin upplevelse under sitt besök. Museivärdarna utrymmer även vid händelse av larm. Du ingår i sektionen Butik och värdskap, under enheten Verksamhetsstöd på Malmö museum. Sektionen består av cirka 40 medarbetare. Du rapporterar till och arbetar nära sektionschefen för Butik och Värdskap. Kväll- och helgverksamhet förekommer i viss mån. Kvalifikationer Vi söker dig som har en eftergymnasial utbildning inom HR eller administration eller motsvarande arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Du har mycket god systemvana av Office-programmen och liknande IT-verktyg. Vi ser gärna att du har några års erfarenhet av liknande samordning och schemaläggning. Du är även van vid att arbeta med personaladministration – gärna inom offentlig sektor eller kulturverksamhet. Du har utmärkta kunskaper i svenska och engelska, i både tal och skrift. Det är meriterande om du har: • Erfarenhet ifrån servicebranschen • Erfarenhet från kultur- eller besökssektor • Erfarenhet av diarieföring • Utbildning i ledarskap samt service och bemötande Vi söker dig som är strukturerad, lösningsorienterad, kommunikativ och serviceinriktad. Du har en naturlig fallenhet för att organisera, prioritera och samordna flera arbetsflöden samtidigt, utan att tappa överblicken eller kvaliteten i detaljerna. Du trivs i en stödjande roll där du får bidra till struktur och effektivitet och du möter både kollegor och publik med ett professionellt och positivt bemötande. Om arbetsplatsen Malmö museum är en viktig mötesplats för så väl malmöborna som besökare från hela världen. Med cirka 600 000 besökare årligen är Malmö museum södra Sveriges största och mest besökta museum utanför Stockholm. Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här. Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb Information om tjänsten Anställningsform: Särskild visstidsanställning (SÄV) 8 månader Omfattning: 100 % Antal tjänster: 1 Tillträde: Omgående eller enligt överenskommelse På grund av semester har rekryterande chef begränsade möjligheter att svara på frågor om rollen, det kan därmed dröja tills svar ges. Åter i tjänst 18e augusti. Övrigt Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.  Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.