Arbetsbeskrivning

Malmö universitet är ett nyskapande, urbant och internationellt lärosäte som tack vare engagerade och erfarna medarbetare bidrar till samhällsutveckling. Hos oss arbetar lärare, forskare och andra medarbetare med olika kompetenser tillsammans för att bedriva utbildning och forskning av hög kvalitet. Alla yrkeskategorier och roller är viktiga. Du är välkommen att söka jobb hos oss!  Här kan du läsa mer om hur det är att arbeta på Malmö universitet: Jobba hos oss    Vi söker     Vår nuvarande administratör kommer vara föräldraledig och vi söker därför minst en vikarierande administratör vid Institutionen för polisiärt arbete (IPA)      Innehåll och arbetsuppgifter     Som administratör vid Institutionen för polisiärt arbete arbetar du självständigt men i nära samverkan med prefekten, lärare samt övrig administrativ personal som också stödjer institutionen.  Din närmaste formella chef är den administrativa chefen vid fakulteten, men arbetet leds och fördelas av prefekten vid Institutionen. Arbetet innebär i huvudsak att stödja prefekten i dennes uppdrag som chef. Exempel på arbetsuppgifter: • arrangera möten/evenemang/gruppresor/studiebesök o dyl. inom institutionen • skriva minnesanteckningar och protokoll vid möten • administration kring besök av externa gäster (t.ex. bokningar, arvodering, ersättning) • bistå vid beställningar av resor och litteratur m.m. • personaladministration (t.ex. beställa utrustning och behörigheter, administrera annonsering, hantera timrapportering, administrera formalia kring anställningar) • planera och administrera de timanställda figuranter som arbetar tillfälligt vid institutionen när övningar genomförs (innebär även kontakt med de timanställda, t.ex. vid frågor, planering och sjukanmälan.) • administration kring doktorandernas utbildning och disputation • granskning av fakturor och arbete som rör detta • bidra till att utveckla administrativa rutiner • i övrigt bistå prefekten/ledningen/medarbetare med den hjälp och koordinering som behövs inom institutionen   • administrera studenternas omklädningsskåp Kvalifikationer     För denna anställning krävs specifikt:  Vi söker dig som har minst en treårig gymnasieexamen, gärna med en administrativ eller teoretisk inriktning av något slag. Eftersom arbetet huvudsakligen består av administration och av att ge service behöver du ha erfarenhet av arbete där administration och service utgjort de huvudsakliga arbetsuppgifterna. För att klara arbetet förutsätts att du har goda kunskaper i Office-paketet samt en god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift. Det är ett krav att du behärskar både svenska och engelska flytande. Särskilt meriterande för denna anställning:  Det är meriterande om du har erfarenhet av administrativt arbete och/eller personaladministration inom högskole- och universitetssektorn. Det är även meriterande om du har läst kurser vid universitet eller högskola och på så sätt har viss kännedom och förståelse för området. Utöver den formella kompetensen ska universitets medarbetare ha de personliga förmågor som behövs för att fullgöra anställningen väl och för att företräda universitetet på bästa sätt. För att trivas i rollen måste du ha förmåga att ta ett självständigt ansvar för arbetsuppgifterna och ha ett intresse för administrativa uppgifter samt en utpräglad servicekänsla som anpassar sig efter verksamhetens behov. Vidare måste du ha god kommunikations- och samarbetsförmåga och kunna hantera en tidvis hög arbetsbelastning. Vi befinner oss i en händelserik arbetsmiljö, där arbetsinnehåll, samarbetsparter och verktyg kan förändras över tid, vilket vi önskar att du finner positivt och stimulerande. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.     Arbetsplats   Institutionen för polisiärt arbete är en del av Fakulteten för hälsa och samhälle och här utbildas poliser på uppdrag av Polismyndigheten. På institutionen bedrivs även vidareutbildning för olika samhällsaktörer. Vid institutionen bedrivs även forskning inom en rad olika områden som rör frågor inriktade mot polisiärt arbete. Vid institutionen arbetar både universitetsanställd personal och polisanställd personal som är placerad på institutionen. Verksamheten är huvudsakligen förlagd till Västra hamnen.    Upplysningar     Stephan Gavare, administrativ chef, 040-6657835 Caroline Mellgren, prefekt, 040-6657941      Inför rekryteringsarbetet har Malmö universitet tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.         Ansökan     Du söker anställningen via Malmö universitets rekryteringssystem genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med instruktioner nedan och att den är universitetet tillhanda senast 2025-08-12. Din ansökan ska skrivas på svenska, engelska eller något av de skandinaviska språken. Du som sökande ansvarar för att din ansökan och dess bilagor översätts.  Ansökan skall innehålla:  • Meritförteckning  • Relevanta betyg och intyg  • Kortfattad redogörelse på max 1 sida där du beskriver din erfarenhet, bakgrund och kompetens relaterad till den sökta anställningen och hur detta gör dig till den mest lämpliga kandidaten  • Löneanspråk Övrigt     Anställningen är ett vikariat på heltid t.o.m. 2026-09-31 Malmö universitet är en arbetsplats och ett lärosäte som strävar efter att ha ett öppet och inkluderande synsätt, där jämställdhet och lika villkor tillför mervärde i vår verksamhet.     Malmö universitet tillämpar individuell lönesättning.     Tillträde     Tillträde snarast möjligt eller enligt överenskommelse.    Fackliga företrädare     SACO: [email protected] SEKO: [email protected] OFR: [email protected]       Välkommen med din ansökan!