Arbetsbeskrivning

Göteborgs universitet möter samhällets utmaningar med mångsidig kunskap. 56 000 studenter och 6 600 medarbetare gör universitetet till en stor och inspirerande arbetsplats. Stark forskning och attraktiva utbildningar lockar forskare och studenter från hela världen. Med ny kunskap och nya perspektiv bidrar Göteborgs universitet till en bättre framtid.Göteborgs universitet arrangerar årligen akademiska högtider och ceremonier som bland annat doktorspromotion och jubeldoktorhögtid. Vi tar även emot officiella besök, nobelpristagare och medverkar vid invigningar och konferenser. Medverkan på arenor för forskningskommunikation som Vetenskapsfestivalen, Bokmässan och West Pride är också en del av vår evenemangsverksamhet.   Under hösten 2025 har vi en tillfällig vakans och behöver därför anställa en evenemangssamordnare som ska bistå i planering och genomförande av våra evenemang. Du får en assisterande roll nära två projektledare som har huvudansvaret.    Placeringen är på Kommunikationsenheten som är en del av universitetets gemensamma förvaltning. Här får du 38 kollegor som arbetar med kommunikation inom många olika områden: studentkommunikation, press, sociala medier, evenemang, digitala kanaler, systemförvaltning, visuell identitet, strategiskt kommunikationsstöd till ledning och verksamhet.   Kommunikationsenheten har sina lokaler i Vasastan i centrala Göteborg.    Arbetsuppgifter  Huvudsakliga arbetsuppgifter kommer att vara inom akademiska högtider med fokus på doktorspromotion, jubeldoktorhögtid och officiella besök. Det ingår också att bistå i planering och genomförande av populärvetenskapliga seminarier, besök av Nobelpristagare och andra evenemang.    Din roll är att delta i planering, administration och genomförande av de olika evenemangen med allt vad det innebär: bokning av program, underhållning, gästlistor, mat och dryck, lokaler, inbjudningar, beställa trycksaker med mera. Du ska både arbeta med förberedelserna och vara med under själva evenemangen.    En stor del av tjänsten är administrativt arbete som till exempel att uppdatera register, lägga körscheman, hantera utskick och mailkorrespondens. Vi arbetar i systemen Trippus, Ladok, Filemaker, Excel för eventplanering och Drupal, SharePoint och Teams för webbpublicering och samarbeten.  Du arbetar självständigt men inte ensam. Förutom nära kollegor så innebär tjänsten samarbeten med många olika grupper av människor – forskare, studenter, universitetsledning, samarbetspartners, Nobelpristagare, hattmakare, blomsterleverantörer och servicepersonal. Universitetet verkar i en internationell kontext med samarbeten och gäster från många olika delar av världen.   Kvalifikationer  • Krav på minst tvåårig eftergymnasial utbildning inom projektledning, evenemang, kommunikation eller administration   • Krav på att ha arbetat med liknande arbetsuppgifter   • Krav på goda kunskaper i administrativt arbete  • Krav på mycket goda kunskaper i svenska och förmåga att uttrycka sig väl i tal och skrift   • Krav på goda kunskaper i engelska i tal och skrift   • Krav på att kunna tala inför folk på både svenska och engelska  • Meriterande med kunskaper i administrativa system, t ex bokningssystem eller liknande  • Meriterande med erfarenhet av arbete inom universitets- och högskolesektorn   • Meriterande med arbete inom offentlig sektor  • Meriterande med B-körkort   Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper som initiativkraft, ansvarskänsla, samarbetsförmåga och stresstålighet. Du behöver ha ett prestigelöst förhållningssätt och med entusiasm ta dig an både de mer analytiska delarna och de mer praktiska delarna av jobbet.   Anställning  Tjänsten är en särskild visstidsanställning på heltid (100 %). Tillträde i augusti eller september 2025 och t.o.m. den 31 december 2025. Anställningen är på sektionen för redaktionellt innehåll, evenemang och studentkommunikation som är en del av Kommunikationsenheten. Placering i Göteborg.  Arbetet innebär ibland oregelbundna arbetstider och intensiva arbetstoppar. Detta varvas med lugnare perioder. Den 15–17 oktober kommer att vara särskilt arbetsintensiva dagar och kvällar då högtiden doktorspromotionen genomförs.   Övrigt Göteborgs universitet är en statlig myndighet. Vi tar ansvar för samhällsutvecklingen och bidrar till en hållbar värld. Som arbetsplats kännetecknas vi av kreativitet, högt i tak, frihet under ansvar och stora möjligheter att utvecklas. Du har möjlighet att arbeta på distans upp till 40 procent av arbetstiden. Du har tillgång till en rad förmåner och försäkringar som du kan läsa mer om här:   https://www.gu.se/jobba-hos-oss/formaner-och-forsakringar-vid-goteborgs-universitet  Universitetet främjar jämställdhet, jämlikhet och mångfald vid rekrytering.  Kontaktuppgifter för anställningen  Har du frågor om anställningen är du välkommen att kontakta sektionschef Maria Eriksson, 0733–807630 / [email protected]  eller projektledare Elin Lööv, 0766–185767 / [email protected].      Fackliga organisationer  Fackliga företrädare vid Göteborgs universitet hittar du här: https://www.gu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss/hjalp-for-sokande  Ansökan  Du söker anställningen via Göteborgs universitets rekryteringsportal genom att klicka på knappen "Ansök". Du som sökande ansvarar för att ansökan är komplett i enlighet med annonsen och att den är universitetet tillhanda senast sista ansökningsdag.  Ansökan ska innehålla: - CV - Personligt brev - Intyg på eftergymnasial utbildning - Övriga handlingar som kan vara av relevans för tjänsten Ansökan ska vara inkommen senast: 2025-08-05   Universitetet arbetar aktivt för en arbetsmiljö med jämställda förhållanden och sätter värde på de kvalitéer mångfald tillför verksamheten. Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Enligt Riksarkivets föreskrifter är universitetet skyldigt att förvara ansökningshandlingar i två år efter tillsättningsbeslutet. Om du som sökande till en anställning särskilt begär tillbaka dina handlingar återsänds de när de två åren har förflutit, i annat fall kommer de att gallras ut. Till bemannings- och rekryteringsföretag och till dig som är försäljare: Göteborgs universitet anlitar upphandlad annonsbyrå i samband med rekrytering av personal. Vi undanber oss vänligen men bestämt direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av jobbannonser.