Arbetsbeskrivning

Om tjänsten Nu söker vi en GD-sekreterare (administratör) till Naturhistoriska riksmuseets överintendent i Stockholm. Arbetsuppgifter inkluderar att boka resor, möten och lokaler, skicka kallelser och dagordningar, föra minnesanteckningar vid ledningsgruppsmöten, sköta representation till exempel genom kontakt med restauratör såväl som att ta emot externa gäster samt ansvara för ledningens information på intranätet. Andra förekommande arbetsuppgifter: - Handlägga myndighetens föredragningar – förberedelser och genomförande i forma av kallelser, beslutsprotokoll, diarieföring etc - Kallelser, dagordning och protokoll avseende myndighetens ledningsgrupp (fem personer) - Bokningar av möten, förtäring samt internat i samband med museets chefsmöten (för ca 20 personer) samt andra möten - Skicka ut myndighetsövergripande mötesbokningar som personalmöten och övriga personalaktiviteter - Externa besök – boka in, förbereda och ta emot - Ekonomi – kontera fakturor och reseräkningar Uppdragsperiod och omfattning Tjänsten som GD-sekreterare är ett konsultuppdrag på halvtid (50%) med start i augusti och beräknas pågå i 5 månader, därefter finns möjlighet till förlängning. Uppdraget utförs primärt i myndighetens lokaler i centrala Stockholm. Krav för tjänsten: • Gymnasium eller likvärdig utbildning • Mycket goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt • Minst tre (3) års arbetslivserfarenhet från liknande arbete • Kunna kommunicera obehindrat på svenska och engelska, såväl i tal som i skrift. För att vi ska ha möjlighet att ta dig vidare i processen behöver du tydligt redogjort i ditt CV att samtliga ovan krav är uppfyllda. Ange vilket/vilka uppdrag som påvisar efterfrågad erfarenhet. Tidsperiod ska anges i år och månad ÅÅ-MM. Meriterande för tjänsten: - Dokumenterad erfarenhet av följande arbetsuppgifter: bokning av resor, möten och lokaler, skicka kallelser och dagordningar, föra minnesanteckningar vid möten, sköta representation exempelvis genom kontakt med externa parter och kontera fakturor och reseräkningar. För att säkerställa en kompetensbaserad rekrytering använder vi oss i denna process av arbetspsykologiska tester. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Sista ansökningsdag är 2025-07-04. Kontaktuppgifter Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du varmt välkommen att kontakta ansvarig rekryterare: Hannah Trollsås via Adecco´s växel 010 – 173 73 00 eller e-post: [email protected] Har du frågor angående registrering, var god kontakta supporten via [email protected] Välkommen med din ansökan!