Arbetsbeskrivning

Erfaren Administratör till storkund i Södertälje.

Vi söker nu en erfaren och självgående avdelningssekreterare till ett längre konsultuppdrag inom forskning och utveckling hos ett välrenommerat företag i fordonsindustrin, beläget i Södertälje. Uppdraget innebär att ge administrativt stöd till två sektioner inom organisationen – en roll med stort ansvar och många kontaktytor.

Du kommer att vara en viktig del i det dagliga arbetet, där du stöttar både chefer och teammedlemmar med allt från mötessamordning till dokumenthantering, intern kommunikation och processförbättringar.

Ansvarsområden

- Planering och koordinering av interna och externa möten – inklusive agendahantering, inbjudningar och protokoll. - Administrativt stöd till sektions- och enhetschefer: bokning av resor, mötesrum, fakturahantering m.m. - Ansvar för dokumentation: uppdatering av interna policyer och mallar, arkivering samt underhåll av sektionens hemsidor. - Rapportstöd: samla in data från HR-system, sammanställa presentationer och rapporter. - Budget- och fakturastöd: lägga inköpsordrar och hantera fakturor i Basware. - Administrativ support kring testfordon, processbeskrivningar och rutindokumentation. - Planering och genomförande av interna utbildningar, workshops och event. - Onboarding av nya medarbetare samt koordinering vid besök från andra kontor. - Sprida intern kommunikation och säkerställa att information når rätt målgrupper i tid. - Kontinuerlig utveckling och förbättring av administrativa processer och rutiner. - Ansvar för gemensamma kontorsytor samt upprätthållande av ordningsrutiner.

Din profil Vi söker dig som är: - Strukturerad, noggrann och van att hantera flera parallella uppgifter.

- Självgående och proaktiv – du ser vad som behöver göras och tar initiativ.

- Anpassningsbar och flexibel – trivs i en föränderlig miljö.

- Kommunikativ med god förmåga att uttrycka dig både muntligt och skriftligt på svenska och engelska.

- Van att hantera konfidentiell information med hög integritet.

- Bekväm med olika IT-system och verktyg – meriterande är erfarenhet av Microsoft Office, Basware, SharePoint, Scania Now, Helpdesk, DMS, 3D Experience m.fl.

- Serviceinriktad – du tycker om att stötta andra och bidra till en smidig arbetsvardag.

Omfattning och placering Omfattning: Heltid Arbetssätt: Hybrid – 4 dagar/vecka på plats i Södertälje Start: Enligt överenskommelse. Urval sker löpande. Uppdragets längd: Initial period med mycket goda möjligheter till förlängning. Övrigt: Bakgrundskontroll genomförs innan uppdragets start.