Arbetsbeskrivning

Om uppdraget

Rollen som Executive Assistant är ett konsultuppdrag med start i början av september 2025. Omfattningen ligger initialt mellan 50–75% men kan på sikt komma att höjas till heltid. Uppdraget är inledningsvis ett konsultuppdrag på 6 månader men där ambitionen är att du efter 6 månader kan komma att erbjudas en anställning hos minPension. Du kommer att arbeta på plats i minPensions lokaler på Karlavägen i Stockholm. Rollen rapporterar till VD/Vice VD.

Som Executive Assistant kommer du att ha en central och stödjande funktion i organisationen. Du kommer bland annat att ansvara för planering, koordinering och praktiska frågor när det gäller styrelse- och utskottssammanträden, administrera mötesdokumentation, samt bidra till att vidareutveckla och effektivisera administrativa processer. Arbetsuppgifterna kräver struktur, integritet, driv och förmåga att arbeta självständigt.

Arbetsuppgifter i urval

Rollen omfattar huvudsakligen tre områden:

• Mötesadministration – planering, koordinering och praktiskt genomförande av styrelsens och utskottets sammanträden, inklusive hantering och utskick av kallelser, underlag och protokoll.
• System- och dokumenthantering – administration i styrelseportalen TeamEngine med ansvar för dokumentstruktur, behörigheter och uppföljning.
• Operativt stöd och samordning – löpande administrativt stöd till VD/Vice VD samt planering av aktiviteter som strategidagar, andra sammankomster m.m.

Utöver detta ingår även hantering av praktiska moment kring möten, som frågor om IT-stöd/digitala verktyg, lokalbokning, förtäring m.m. Rollen förutsätter god noggrannhet och ett lösningsorienterat arbetssätt i en verksamhet som åtnjuter högt förtroende från både allmänheten och samarbetspartners.

Kvalifikationer och egenskaper

Vi söker dig som har flera års erfarenhet av att arbeta som Executive Assistant eller i en liknande administrativ roll på ledningsnivå. Du är trygg i din profession, drivande och har god vana vid att arbeta i digitala verktyg och system, inklusive Officepaketet och gärna även TeamEngine eller motsvarande styrelseportal.

Du har en mycket god förmåga att organisera, prioritera och arbeta strukturerat. Du tar egna initiativ, är lösningsorienterad och ser vad som behöver göras. Du trivs i en verksamhet där du får vara delaktig, bidra med idéer och arbeta nära ledningen.

För att lyckas i rollen behöver du:

• Erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete, gärna med koppling till styrelse- och mötesadministration
• Goda kunskaper i Officepaketet (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Van att jobba med digitala verktyg och förmåga att snabbt lära dig nya digitala verktyg
• Vara kommunikativ och kunna uttrycka dig väl i tal och skrift (både internt och externt). Mycket goda kunskaper i svenska, både i tal och skrift.
• Grundläggande kunskaper i engelska
• Ett stort eget driv där du tar initiativ, jobbar proaktivt och gärna kommer med nya idéer
• Vara serviceinriktad och se vad som behöver göras innan någon ber om det och ha ett professionellt sätt och hjälpsamt bemötande mot alla oavsett roll eller nivå
• Hög integritet, god samarbetsförmåga och ett professionellt förhållningssätt
• Vara flexibel och anpassningsbar och kunna hantera förändringar och korta deadlines utan att tappa fokus. Fungera bra även under press och kunna prioritera rätt saker snabbt. 
• Intresse för samhällsfrågor och viljan att vara en del av en värderingsstyrd organisation

Det är viktigt att du har möjlighet och vilja att arbeta från kontoret på Karlavägen, där minPension har sitt kontor.

Om minPension

minPension är en oberoende och kostnadsfri tjänst som ger Sveriges invånare en samlad överblick över sin framtida pension – från både staten och de privata pensionsbolagen. Tjänsten är ett samarbete mellan staten och pensionsbranschen och används i dag regelbundet av ca 4 miljoner personer.

minPension befinner sig i en relativt kraftig utvecklings- och expansionsfas. Organisationen växer och kommer att utökas med nya medarbetare inom flera områden under det närmaste året.    

Ansökan

Om du är intresserad av en viktig och central roll i en organisation med starkt fokus på att skapa samhällsnytta, ser vi fram emot din ansökan.

När du blir en av oss

Som konsult hos The Pace erbjuds du alltid en marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och anslutning till vårt kollektivavtal – inget är viktigare för oss än att du känner dig trygg i din anställning. På samma sätt som vi ställer höga krav på dig som konsult förväntar vi oss också att du ställer höga krav på oss som arbetsgivare. Oavsett vart du befinner dig i din karriär så ska konsultrollen hos The Pace ge dig kunskap och erfarenhet som du kan bära med dig på vägen till nästa spännande utmaning.

Om du vill veta mer Du får gärna kontakta oss om du har frågor om tjänsten eller undrar hur processen ser ut framöver. Vi som arbetar med detta uppdrag är kandidatansvarig Emma Rehn ([email protected]) och Konsultchef Philip Alfredsson ([email protected]) Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum så vänta därför inte med att skicka in din ansökan!

Vi ser fram emot att höra från dig!