Arbetsbeskrivning

Plats: Helsingborg

Uppdragsform: Konsultuppdrag, 6 månader med goda chanser till förlängning och/ eller övertag

Start: Omgående eller enligt överenskommelse 

Om uppdraget

The Pace har fått förtroendet att hjälpa KIPA att hitta deras Exekutiva Assistent. KIPA är en europeisk IP-byrå med global närvaro, särskilt i USA och Asien. Företaget är specialiserat på immaterialrätt för bland annat medicinteknik, bioteknik och grön teknik. Verksamheten växer och det finns ett behov av en självgående, lyhörd och driven exekutiv assistent som vill vara ett viktigt stöd i det dagliga arbetet.

Detta är en möjlighet att kliva in i en bred och varierad roll med potential att utvecklas över tid – särskilt inom struktur, administration och processförbättring.

Arbetsuppgifter

Du kommer att arbeta nära KIPAs nyckelpersoner och vara ett viktigt bollplank i den dagliga verksamheten.

Exempel på uppgifter:

• Hantering av mejl och dokument – filtrera, strukturera, formulera utkast och svar
• Hjälpa till att koordinera IP arbete med paralegals samt annan administration
• Prioriteringsstöd – hjälpa till att skilja på vad som är brådskande och vad som kan vänta
• Administration kring personalfrågor, försäkringar och betalningar
• Resebokningar och kalenderkoordinering
• Löpande stöttning i varierade uppgifter som rör ledningsstöd och struktur
• Bygga förtroende och skapa god personkemi – en avgörande faktor för framgång i rollen

Det finns redan stöd för enklare kontorsservice, så ditt fokus kommer ligga på att avlasta ledningsfunktioner snarare än praktiska kontorssysslor.

Vi söker dig som:

• Har erfarenhet av liknande assistent-/koordinationsroller, gärna med inslag av ledningsstöd
• Har en mycket god administrativ förmåga och kan arbeta självständigt
• Är lösningsorienterad, förstår vikten av diskretion och gillar att ha många bollar i luften
• Trivs i en internationell kontext och har mycket god engelska i både tal och skrift
• Är trygg i digitala verktyg och har goda kunskaper i Office-paketet
• Har en hög känsla för service och är lyhörd för behov och förändring
• Erfarenhet från IP/advokatbyrå är meriterande

Om KIPA

KIPA grundades 2006 och är en ledande europeisk IP-byrå som erbjuder expertis inom bl.a. patent, varumärken, design och immaterialrättsliga strategier. De arbetar nära klienter inom bl.a. medicinteknik, alternativa bränslen och bioteknik. Med både jurister och tidigare patentgranskare från Europeiska patentverket (EPO) i teamet erbjuder de en unik spetskompetens och arbetar med noga utvalda samarbetspartner över hela världen.

När du blir en del av The Pace

Som konsult på The Pace får du en marknadsmässig lön, friskvårdsbidrag, pensionsavsättning och kollektivavtal – vi vill att du ska känna dig trygg i din anställning. Vi ställer höga krav på dig, och vi förväntar oss också att du ställer höga krav på oss som arbetsgivare. Oavsett var du är i din karriär ska rollen hos oss ge dig kunskap och erfarenhet för att ta dig vidare till nya spännande utmaningar. 

The Pace är specialister inom rekrytering och konsultuthyrning inom Business Administration och tillsätter bland annat roller som administratör, projektkoordinator, assistent och kontorsansvarig. Vi erbjuder dig ett brett nätverk av företag som söker skickliga administratörer. The Pace är en del av Wise Professionals, med kontor i Stockholm, Göteborg och Malmö. 

Ansökan 

Har du frågor om tjänsten eller processen? Tveka inte att kontakta oss! Ansvarig för detta uppdrag är Emma Rehn ([email protected]) och Emilie Runnegård Shawwaf, konsultchef ([email protected]). 

Vi går igenom ansökningarna löpande, och eftersom processerna ofta går snabbt kan tjänsten tillsättas innan sista ansökningsdatum.

Skicka in din ansökan redan idag – vi ser fram emot att höra från dig!