Arbetsbeskrivning

Vill du vara med och skapa de bästa förutsättningarna för en likvärdig utbildning? Vi på Specialpedagogiska skolmyndigheten, SPSM, arbetar för att alla barn, elever och vuxenstuderande med funktionsnedsättning ska nå målen för sin utbildning. Vi driver egna specialskolor på olika orter i Sverige. Vi erbjuder också stöd till förskolor och skolor i hela landet för att tillsammans skapa lärmiljöer som är utvecklande och tillgängliga. Dessutom fördelar vi statsbidrag och utvecklar läromedel. Tillsammans röjer vi hindren! Vi hoppas att du som söker, med din bakgrund och din kompetens, kan bidra till att öka vår mångfald. Vi arbetar engagerat för att allas lika värde ska bli verklighet. Tillsammans använder vi samarbete och kompetens för att lösa uppdrag. Att utveckla ledarskapet och att öka mångfalden är några saker som just nu finns på vår agenda. Tillsammans bidrar vi till hållbarhet i samhället ekonomiskt, socialt och miljömässigt. Mer om vad vi erbjuder kan du läsa på www.spsm.se/ledigajobb Som administratör fungerar du som ett stöd till verksamhetsområdeschef. Du arbetar i ett tvärfunktionellt ledningsstödsteam med uppdraget att stötta verksamhetsområdet. Du bidrar med att skapa struktur och ordning i vardagen för verksamhetsområdets chefer. Du ingår i ett nätverk av administratörer från andra verksamhetsområden där ni tillsammans skapar ett hållbart stöd för myndighetens högsta ledning. Genom ditt arbete stärker du både verksamhetsområdets och myndighetens förmåga att nå sina strategiska mål på ett hållbart sätt. ARBETSUPPGIFTER Du kommer att följa verksamhetsområdeschefens agenda. Det innebär att dagarna kan innehålla olika arbetsuppgifter beroende på vad som händer i och utanför verksamhetsområdet. Fokus i arbetet kommer att innebära att vara ett nära stöd till verksamhetsområdeschefen samt agera sekreterare vid flertalet mötesforum. Arbetsuppgifterna innebär bland annat att: • Vara ett nära stöd till verksamhetsområdeschef och dennes ledningsgrupp i i vardagen exempelvis koordinera förfrågningar, koordinera resor, hantera kalenderbokningar, stötta i protokollskrivande. • Ge annat löpande administrativt stöd vid behov. • Planera, strukturera och administrera aktiviteter såsom chefsmöten och personalträffar. • Administrera beslut, föredragningar samt upprätta beslutsförslag. Du kommer tillhöra enheten för ledningsstöd. KVALIFIKATIONER Vi söker dig som har: • Gymnasieutbildning. • Flerårig erfarenhet av att vara ett nära administrativt stöd till en chef eller beslutsfattare i en offentlig verksamhet. • Flerårig erfarenhet av att koordinera möten, konferenser eller andra större sammankomster. • Erfarenhet av administrativt arbete inom förvaltning, beslutsadministration eller styrning. • Förmåga att uttrycka dig väl i tal eller teckenspråk på svenska och i skrift. • Goda kunskaper i Officepaketet (Word, Excel, Powerpoint). Meriterande • Kunskap i svenskt teckenspråk. • Erfarenhet av administrativt arbete på en statlig myndighet. • Erfarenhet inom det som rör verksamhetsområdets uppdrag. Personliga egenskaper: Vi fäster stor vikt vid dina personliga egenskaper. • Du trivs att arbeta i en verksamhet som är i ständig utveckling och förbättring och har förmågan att hålla i och hålla ut. • Du är tillgänglig och prestigelös, med en god förmåga att söka lösningar tillsammans med andra. • Du har lätt för att se helheten och har en förmåga att prioritera. • Du är ansvarstagande och agerar när det behövs. • Du är nyfiken och alltid villig att utveckla nya förmågor. För att lyckas i rollen som administrativt stöd till verksamhetsområdeschefen och dennes ledningsgrupp behöver du även: • Vara representativ, serviceinriktad och samarbetsorienterad med hög förmåga att bygga relationer med andra inom och utanför myndigheten. • Kunna hantera många arbetsuppgifter parallellt, samtidigt som att du arbetar systematiskt på att få dem gjorda. • Vara noggrann i lösandet av dina arbetsuppgifter. • Ha förmågan att leda dig själv i din vardag och arbeta självständigt mot ett gemensamt mål. • Ha integritet och förmåga att lyfta hinder för att du ska kunna lösa dina arbetsuppgifter. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet. ÖVRIGT Provanställning på 6 månader tillämpas. Vi vill att du ska ha en bra balans mellan arbete och fritid. Därför har du möjlighet att arbeta en viss del på distans, om verksamheten tillåter det och i samråd med din chef. Utdrag från belastningsregistret ska visas upp inför anställning. I händelse av samhällskris kan du komma att arbetsledas mellan myndighetens verksamhetsområden utifrån din placeringsort Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss denna gång alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp. I den här rekryteringsprocessen samarbetar vi med Jefferson Wells.