Arbetsbeskrivning

Är Du en serviceinriktad person som på ett professionellt och engagerat sätt vill ge dina kollegor vägledning, besvara frågor och lösa problem i arbetsvardagen? Vill du arbeta med en stor variation av frågor och arbetsuppgifter där du får chansen att bli del av ett härligt team? Vi söker nu en lagspelare till vår interna kundtjänst Bikupan. Naturvårdsverkets serviceenhet söker en handläggare som vill vara med och stärka och utveckla Naturvårdsverkets interna kundtjänst, Bikupan. Som handläggare i Naturvårdsverkets interna kundtjänst blir du en del av Serviceenheten, som utöver vår interna service även ansvarar för myndighetens kundtjänst, fastighetsfrågor samt miljö- och jämställdhetssamordning. Enheten har 15 medarbetare, varav 4 i Bikupan, som är fördelade mellan kontoren i Stockholm och Östersund. Den här tjänsten är placerad i Stockholm. Arbetsuppgifterna för tjänsten ligger i den interna kundtjänsten Bikupan, men du kommer att vara del av och en resurs för hela Serviceenheten och kan vid behov få hjälpa till inom något av enhetens övriga områden. Dina arbetsuppgifter Att arbeta i den interna kundtjänsten Bikupan innebär att vara första linjens kontakt för interna frågor, motsvarande en front office. Din huvuduppgift blir att ta emot och hantera frågor som inkommer via fysiska besök eller digital kontakt från myndighetens anställda. Bikupan är en viktig del i förvaltningsavdelningens arbete med att förbättra och effektivisera sitt stöd till övrig verksamhet. De frågor som inte kan besvaras av i första linjen hjälper du kunden att föra vidare till second line, antingen inom Naturvårdsverket eller till vår externa samarbetspartner. Du kommer att ingå i en serviceinriktad grupp och arbetet innebär ett nära samarbete med andra, samtidigt som du tar eget ansvar och kan jobba självständigt. Som handläggare i Bikupan använder och administrerar du regelbundet olika system, t.ex. för digitala signeringar, enkätverktyg, konferensinbjudningar, utfärdande av passerkort samt daglig ärendehantering. Du ger även användare vägledning i att använda våra system för bl.a. inköp, fakturahantering, tidrapportering och resebokning. Du kan även behöva ta fram manualer och checklistor som gör det enkelt för användare att förstå och göra rätt. I arbetet ingår såväl veckovis återkommande arbetsuppgifter som dagligen nya inkommande frågor som kan vara mycket varierande och ofta utformade så att de ska genomföras omedelbart eller inom några arbetsdagar. Ibland tilldelas arbetsuppgifter som sträcker sig över en längre tidsperiod och som kräver mer planering och särskilt avsatt tid. Arbetets utformning gör att du får åta dig de arbetsuppgifter som är aktuella för stunden, vilka kan vara av olika svårighetsgrad och omfattning. Din kompetens Krav för anställningen • som lägst gymnasial utbildning • några års erfarenhet av serviceinriktat arbete • erfarenhet av arbete med support inom t.ex.: it, telefoni, digitala mötesverktyg • systemförståelse och mycket god dataprogramvana • flexibilitet i att använda och växla mellan olika digitala verktyg och arbetsuppgifter • mycket god förmåga att söka/hitta och ta till sig information i olika system • kunna ta till sig information och förmedla den vidare på ett pedagogiskt sätt både i muntlig och skriftlig form • mycket god svenska och i tal och skrift • god engelska i tal och skrift Meriterande • arbetslivserfarenhet från statlig myndighet  • erfarenhet av att leda projekt • kunskap om GDPR, sekretess, offentlighetsprincipen och dataskyddsförordningen   Personliga egenskaper Att du har en positiv, hjälpsam och serviceinriktad inställning är något som vi värderar högt. Vidare bör du ha lätt för att ta till dig information och hålla dig uppdaterad. Du ska vara pedagogiskt lagd för att kunna förklara och föra information vidare och vägleda andra, vilket innebär att du är duktig på att kommunicera. Du bör vara en person som behåller lugnet även vid arbete under tidspress och håller ordning och reda omkring dig. För att kunna bidra i vårt utvecklingsarbete behöver du vara ansvarstagande och drivande på ett sådant sätt att du kan anta arbetsuppgifter och se till att genomföra dem från start till mål. Du ska tycka om att jobba i ett team där alla hjälps åt att för att få en jämn arbetsbelastning, stämmer av med varandra och tar gemensamt ansvar för att hålla varandra uppdaterade på ny information. Samtidigt ska du vara självgående och trygg med att hantera ärenden på egen hand och tycka om att ta ansvar för individuellt utpekade arbetsuppgifter. För att passa i rollen ser vi att du är en prestigelös problemlösare som har förmågan att ge riktigt god service. Slutligen är det viktigt att du uppskattar mötet med människor och trivs med att vara fysiskt på arbetsplatsen för att bemanna vår servicedesk och utföra praktiska arbetsuppgifter på plats.  Om anställningen Anställningen är en tillsvidareanställning på heltid som inleds med sex månaders provanställning. Anställningens placering är i Stockholm med tillträde snarast enligt överenskommelse. Vi tillämpar individuell lönesättning.  Ansökan Välkommen med din ansökan senast 25 maj. När du ansöker får du besvara ett antal urvalsfrågor som är kopplade till kravprofilen i annonsen. Dina svar används som en del av urvalsarbetet och kan avgöra om du går vidare i rekryteringsprocessen eller inte. Det är därför viktigt att du svarar så utförligt och tydligt som möjligt. Vi använder oss inte av personligt brev vid urvalet, det beror på att vi vill lägga fokus på din erfarenhet och kompetens vilket bidrar till en mer effektiv och rättvis rekryteringsprocess. I din ansökan till oss bifogar du endast ditt CV.  Kontakt Vill du veta mer om anställningen är du välkommen att kontakta enhetschef Ann-Christine Lundberg. Du kan även kontakta våra fackliga företrädare för Saco-S eller ST. Samtliga nås via kundtjänst, tel.nr. 010-698 10 00.