Arbetsbeskrivning

Vi söker en erfaren och självgående Executive Assistant/Business Coordinator för ett långsiktigt interimsuppdrag hos ett internationellt bolag med kontor i centrala Göteborg. I denna nyckelroll kommer du att stötta den globala VD:n i både administrativa och operativa frågor för att säkerställa effektiva processer i en internationell och dynamisk miljö. Rollen innebär bred kontakt med kollegor och samarbetspartners runt om i världen.

Bolaget befinner sig i en tillväxt- och integrationsfas och VD:n behöver en proaktiv Executive Assistant som kan supporta och driva stödfunktioner framåt. Du blir en central del av organisationen med ansvar för kontorsdrift, administration inom ekonomi och HR samt samordning av viktiga affärsstödjande processer.

Uppdraget är på heltid med start i augusti och goda möjligheter till överrekrytering.

Dina ansvarsområden

I rollen ansvarar du för kontorsfaciliteter i Göteborg och fungerar som kontaktperson gentemot leverantörer. Du hanterar samt administrerar inkommande e-post och växel. Vidare ansvarar du för planering och koordinering av interna och externa möten och event, samt bokning och samordning av resor för både VD, medarbetare och konsulter. Du sköter inköp av kontorsmaterial och IT-utrustning samt säkerställer att rutiner för hälsa och säkerhet efterlevs på kontoret.

Du har även en viktig roll inom ekonomi- och HR-administration, där du arbetar med projekt- och faktureringsadministration, samt stöttar chefer i lönehantering i samarbete med extern lönesupport. Därtill ingår ansvar för bankadministration, betalningar, uppdatering av kundinformation samt hantering av företagskort. Du hanterar också avtal, försäkringar och pensionsadministration, har kontakt med SCB och ansvarar för leverantörsadministration samt integration av ERP-system.

Kvalifikationer

Vi söker dig som har:

• Dokumenterad erfarenhet av liknande roll, gärna som Executive Assistant, Office Manager eller Business Coordinator
• Flytande engelska och svenska i tal och skrift
• Mycket god systemvana, särskilt inom MS Office; erfarenhet av ERP-system (t.ex. Microsoft Dynamics) är meriterande
• Strukturerad och noggrann med stark förmåga att prioritera och ta egna initiativ
• Van att arbeta i en snabbrörlig miljö och trivs med att bidra till förbättringar
• En prestigelös inställning och en hög grad av servicekänsla

Ansökan

Intervjuer sker löpande så skicka in din ansökan så snart som möjligt. Vid frågor kontakta Sofia Hallberg, [email protected] alt 076-341 22 72. Du ansöker med bifogat CV på flipr.se. Läser du denna annons i din telefon? I så fall kan du ansöka direkt med din Linkedin-profil utan att bifoga CV och personligt brev.

Varmt välkommen med din ansökan!