Arbetsbeskrivning

Ditt uppdrag Som Office Manager kommer du att spela en avgörande roll i att säkerställa att kontoret fungerar optimalt och att våra medarbetare har de bästa förutsättningarna för att lyckas. Du kommer att ha ett övergripande ansvar för vårt huvudkontor på Drottninggatan, där cirka 45 medarbetare arbetar samtidigt som du har en koordinerande roll gentemot två andra kontor i Stockholmsområdet. Fokus kommer att vara på att skapa en trivsam och produktiv arbetsmiljö.

Du kommer in ett spännande skede som bolaget befinner sig i, vilket innebär att vårt kontor står inför förändring och utveckling – och du får en nyckelroll i att driva den processen med ett hållbarhetsfokus som genomsyrar processen. Det handlar om mer än att hålla ordning – det handlar om att skapa rätt förutsättningar för människor att trivas, prestera och växa. Du kommer att arbeta nära både interna team och externa kontakter, och bli en central spelare i vår vardag. Här finns utrymme för initiativ, förbättringsarbete och idéer som verkligen gör skillnad.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter:

· Kontorsansvar: Övergripande ansvar för arbetsmiljön och att kontoren fungerar smidigt. Vara med och driva/projektleda en större renovering av kontoret. Hantera felanmälningar, kontakt med leverantörer, upphandlingar och inköp.

· On- och offboarding: Säkerställa att nya medarbetare får en bra start med allt de behöver, från datorer till välkomstblommor.

·  Brandansvar: Genomföra brandövningar och ansvara för säkerhetsriktlinjer.

·  Eventplanering: Organisera kick-offer, event och andra aktiviteter för att stärka teamkänslan.

·  Ledningsstöd: Stötta ledningsgruppen med årsplanering, mötesbokningar, materialframtagning och andra administrativa uppgifter.

·  Teamledarskap: Leda kundserviceteamet som består av tre medarbetare med möjlighet till personalansvar i framtiden.

Din bakgrund Vi söker en erfaren, kommunikativ, prestigelös, serviceminded och självgående Office Manager som snabbt kan sätta sig in i arbetet och ta ansvar för att strukturera och organisera kontoret. Du bör vara trygg i att ta initiativ och kunna samla leverantörer samt förhandla fram bättre avtal för alla våra kontor. För att trivas och lyckas i rollen tror vi att du är en person som trivs med att ha flera viktiga saker på gång samtidigt. Du har förmågan att snabbt växla fokus mellan olika uppgifter, arbetar effektivt även i ett högt tempo och har ett flexibelt förhållningssätt när förutsättningarna förändras. Du motiveras av att stötta och coacha andra, och brinner för att hjälpa medarbetare att både växa som individer och utvecklas i sina roller.

För att lyckas i denna roll ser vi att du har en eftergymnasial utbildning eller motsvarande arbetslivserfarenhet. Du bör ha arbetat som Office Manager i minst tre år och ha goda kunskaper i MS Office-paketet. Du talar och skriver obehindrat på svenska. Det är meriterande om du haft teamledaransvar, har arbetat med PowerPoint samt erfarenhet från fastighetsbranschen, byggbranschen eller tjänsteverksamhet.

Om Olov Lindgren Det familjeägda fastighetsbolaget Olov Lindgren förvaltar 118 hyresfastigheter i Stockholm. Sedan starten 1938 är hållbart fastighetsförvaltande våra viktigaste byggstenar. Att värdesätta långsiktighet och ta socialt och ekonomiskt ansvar sitter i våra väggar. Vi säljer inte husen, i stället är vi med och utvecklar hela områden för framtiden, med människa och miljö i fokus.

Det långa perspektivet gäller även vårt klimatarbete. Det vi bygger och utvecklar ska hålla över tid. Med klimatsmarta, högkvalitativa material bygger vi nytt och renoverar varsamt för hyresgäster och lokalkunder.

Idag är Olov Lindgren en av Stockholms största privata fastighetsägare för hyresfastigheter, men avståndet mellan oss och de som bor och jobbar i våra hus är litet. Eftersom all förvaltning görs av vår egen personal arbetar vi nära våra hyresgäster, allt för att skapa attraktiva och miljövänliga hus där alla är trygga och trivs. Både idag och imorgon.

Låter det intressant? I den här rekryteringen samarbetar Olov Lindgren med The Pace/Wise Professionals. För att säkerställa en objektiv och icke-diskriminerade rekrytering kommer du att få genomföra arbetspsykologiska tester om du går vidare i denna process. Har du frågor om tjänsten kan du kontakta ansvarig Rekryteringskonsult Stephanie Grammenidis Hagman [email protected] Vi arbetar med löpande urval och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag.

 Varmt välkommen med din ansökan!