Arbetsbeskrivning

Enköpings kommun är arbetsplatsen för dig som vill vara med och skapa det långsiktigt goda samhället. Här får du möjlighet till personlig utveckling samtidigt som du får chansen att göra verklig skillnad för alla som lever och verkar i Enköping. Vi förutsätter att du är kompetent, vetgirig och redo att axla ett stort ansvar. Vilka goda idéer vill du vara med och förverkliga? Vill du veta mer om Enköpings kommun som arbetsgivare? Titta in på vår jobb- och karriärwebb: https://enkoping.se/jobb Kommunledningsförvaltningen är den centrala förvaltningen inom Enköpings kommun. Vi arbetar på kommunstyrelsens uppdrag och ansvarar för styrning och ledning, samordning, service och stöd till kommunen som helhet. På förvaltningen arbetar cirka 190 medarbetare utifrån målsättningen att ”Vi ska leda och samordna utvecklingen med fokus på nyttan för de vi är till för.” Inköpsavdelningen är centralt placerad på förvaltningen och består av 17 medarbetare. Vi arbetar i två team – Upphandling respektive Inköp & analys – som leds av varsin teamledare. Inköpschefen är avdelningschef och ingår i förvaltningens ledningsgrupp. Tillsammans ansvarar vi för kommunens inköpsprocess och är rådgivande och stödjande till förvaltningarna, vigenomför upphandlingar, förvaltar e-handelssystem och säkerställer att kommunens inköpsvolym hanteras strategiskt. ARBETSUPPGIFTER Som inköpsassistent har du en central och sammanhållande roll i inköpsavdelningens administrativa arbete. Du ansvarar för att skapa struktur, kvalitet och god tillgänglighet i våra gemensamma processer och fungerar som ett viktigt stöd inom avdelningen samt kommunens övriga verksamheter. En stor del av uppdraget innebär att administrera kommunens avtal i avtalsdatabasen. Det omfattar bland annat registrering av avtal, hantering av avtalsförlängningar och bevakning av avtalstider. Du säkerställer att informationen är aktuell och korrekt. Du arbetar även med administration kopplad till upphandlingar. Det innebär att du håller samman och kvalitetssäkrar upphandlingsplaner och hanterar beställningar av upphandlingar. Rollen innefattar också systemadministration i våra digitala verktyg, exempelvis behörighetshantering och användarstöd. Som inköpsassistent ansvarar du för avdelningens gemensamma funktionsbrevlåda. I rollen ingår många kontaktytor, både internt och externt, och du bidrar till att ge verksamheterna en tydlig, tillgänglig och professionell service i inköpsrelaterade frågor. Arbetsuppgifterna kan utvecklas över tid utifrån verksamhetens behov och din kompetens. KVALIFIKATIONER Vi söker dig som har en avslutad gymnasieutbildning samt relevant eftergymnasial utbildning eller dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete. Du har flerårig erfarenhet av kvalificerad administration där du självständigt har hanterat strukturerat arbete. Du har mycket god förmåga att arbeta systematiskt, noggrant och serviceinriktat samt är van att hantera flera ärenden parallellt. Du har god digital kompetens och arbetar obehindrat i Office-paketet samt i verksamhetssystem eller databaser. Du uttrycker dig väl i svenska i både tal och skrift och kan kommunicera tydligt med olika målgrupper. För rollen krävs även att du är ansvarstagande, strukturerad och har en god förmåga att skapa ordning och effektiva rutiner i administrativa flöden. Det är meriterande om du har erfarenhet av arbete inom inköp, upphandling eller offentlig sektor samt kunskap om avtalsadministration eller arbete i avtals- eller upphandlingssystem. Erfarenhet av att arbeta i en politiskt styrd organisation är också positivt. Vi ser gärna att du har deltagit i utvecklings- eller förbättringsarbete, exempelvis genom digitalisering av processer, införande av nya system eller standardisering av rutiner. Kunskap om processutveckling, servicearbete eller intern supportfunktion är även meriterande. Personliga egenskaper För att lyckas i rollen behöver du vara serviceorienterad och trivas med att stötta kollegor och verksamheter i deras dagliga arbete. Du är lösningsfokuserad, prestigelös och bidrar aktivt till att förbättra arbetssätt och rutiner. Samtidigt har du integritet och noggrannhet i hantering av avtal och dokumentation. Du motiveras av att skapa struktur, effektivitet och kvalitet i administrativa processer och vill vara med och utveckla inköpsavdelningens arbetssätt genom digitalisering och innovation. Vi kommer lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper.  Hos oss kommer du att tillhöra en grupp med god sammanhållning och stort engagemang och drivkraft för att göra nytta. Vi är ett härligt gäng som bollar frågor och stöttar varandra i det dagliga arbetet.  Skicka in din ansökan så snart som möjligt då vi kommer intervjua löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. ÖVRIGT Varmt välkommen med din ansökan! I vissa rekryteringar arbetar vi med löpande urval och du kan därför komma att höra ifrån oss innan angiven sista ansökningsdag.  I samband med intervjun behöver du styrka ditt medborgarskap. Det kan du göra med pass alternativt personbevis tillsammans med ID-handling. Om du inte är medborgare i Sverige, EU, EES eller Schweiz måste du uppvisa att du har ett giltigt arbetstillstånd eller är undantagen från skyldigheten att ha arbetstillstånd. Anställning kan ske först efter kontroll av arbetstillstånd, vilket krävs enligt utlänningsförordningen. Dina ansökningshandlingar omfattas av offentlighetsprincipen och kan därför komma att lämnas ut som allmän handling efter en sekretessprövning. Vill du veta mer om hur Enköpings kommun generellt sett hanterar personuppgifter så finns mer information på vår hemsida. För dig som har skyddad identitet så finns information om hur du söker tjänsten via länken nedan: https://enkoping.se/underwebbar/jobb-och-karriar-i-enkoping/jobba-hos-oss/var-rekryteringsprocess.html Vi undanber oss alla erbjudanden om annonserings- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.