Arbetsbeskrivning

Ref: 20260347 En av förvaltningens två HR-administratörer kommer att vara föräldraledig och nu söker vi hennes vikarie.  Som HR-administratör hos oss arbetar du med kvalificerad HR-administration på förvaltningsövergripande nivå och tillsammans med din närmaste kollega är du HR-avdelningens sakkunniga inom det HR-administrativa området. Du har ett helhetsperspektiv i ditt arbete och bidrar till att förvaltningen har HR-administrativa processer och rutiner som uppdateras vid behov och är hållbara över tid. Arbetsuppgifter Dina arbetsuppgifter sprider över hela det HR-administrativa området och är i huvudsak av operativ karaktär, men också konsultativa och utvecklingsinriktade. Du har en central och viktig roll i anställningsprocesser och kvalitetsgranskar underlag för nya och förändrade anställningsavtal inom förvaltningen. Du medverkar till sömlösa HR-administrativa processer genom en nära samverkan och regelbunden dialog med chefer och administratörer på våra gymnasieskolor och inom vuxenutbildningen. Som kollega på HR-avdelningen arbetar du nära HR-konsulter och chefer på avdelningen och du bidrar administrativt inom ett flertal områden. Exempelvis arbetar du med diarieföring och arkivering av HR-relaterade handlingar samt beredning av olika sorters underlag och rapporter. Arbetsuppgifter och arbetssätt förändras över tid och tillsammans med chefer och kollegor på HR-avdelningen identifierar du utvecklingsområden och bidrar operativt i förbättringsarbete. Inom ramen för ditt uppdrag är du ett HR-administrativt stöd till chefer på utbildningskontoret och du vägleder dem i alla HR-administrativa processer och handlägger ärenden i HR-administrativa systemstöd. Du representerar förvaltningen i Malmö-stadsgemensamma nätverk och forum och du säkerställa att relevant information målgruppsanpassas, kommuniceras och implementeras inom förvaltningen. Kvalifikationer Krav:  • Gymnasieexamen • Erfarenhet av självständigt HR-administrativt arbete • Erfarenhet av arbete i HR-administrativa IT-system • Erfarenhet av att ge konsultativt stöd och konkret vägledning till andra funktioner (företrädesvis chefer och administratörer) relaterat till deras HR-administrativa uppgifter • Erfarenhet av aktivt deltagande i utvecklingsarbete inom det HR-administrativa området • Mycket god digital kompetens som innebär att det är naturligt att använda digitala verktyg som arbetsredskap och att sätta sig in i nya digitala program och system • Goda kunskaper i svenska i tal och skrift. Meriterande:  • Eftergymnasial utbildning inom det HR-administrativa området • Erfarenhet av HR-administrativt arbete i Personec P.  Ett nyfiket och lösningsorienterat förhållningssätt är en framgångsfaktor i rollen som HR-administratör och det krävs att du har god samarbetsförmåga och att du är trygg i den konsultativa rollen. Du värdesätter olikheter och är mån om att bidra till ett inkluderande arbetsklimat som skapar mervärde för verksamheten. Du ser till verksamhetens bästa i förhållningssätt och agerande och du har förmåga att se den långsiktiga effekten av det du gör här och nu. Du kommunicerar på ett tydligt sätt och säkerställer att budskap når fram genom dialog och uppföljning. Du är kvalitetsmedveten, strukturerad och har en god analytisk förmåga. Om arbetsplatsen HR-avdelningen består av totalt 15 medarbetare som på ett professionellt sätt ger förvaltningsledning och verksamheternas chefer stöd och vägledning i frågor som sprider över hela HR-området. Avdelningen leds av en HR-chef samt en enhetschef. Som HR-administratör kommer du att tillhöra enheten för rekrytering och HR-administration.  Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi närmare 1700 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande. Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här. Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb Information om tjänsten Anställningsform: Vikariat tom 2027-02-28, med möjlighet till förlängning Omfattning: Heltid Antal tjänster: 1 Tillträde: Tillträde snarast eller överenskommelse.  Övrigt Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.  Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.