Arbetsbeskrivning

Ref: 20260245 Enheten för vuxantagning, vuxvägledning och sfi‑anmälan har ett betydelsefullt uppdrag inom vuxenutbildningen och består av cirka 20 engagerade medarbetare – handläggare, administratörer, samordnare samt studie- och yrkesvägledare. Hos oss möts olika kompetenser i ett nära samarbete där dialog och aktivt kunskapsutbyte bidrar till både kvalitet och utveckling. Enheten ansvarar för all antagning till den kommunala vuxenutbildningen och vi arbetar i en miljö där riktlinjer, lagstiftning och digitala lösningar kontinuerligt förändras. Detta skapar en dynamisk arbetsmiljö där verksamheten ständigt rör sig framåt, och där en god stämning och humor får ta plats i vardagen. Varje år tar omkring 20 000 studerande del av vuxenutbildningen i Malmö stad. Genom vårt uppdrag skapar vi möjligheter för människor att utveckla sin kompetens, nå sina utbildningsmål och forma sin framtid. Nu söker vi en planeringssekreterare som vill vara med och bidra till ett arbete som gör verklig skillnad för Malmöbor. Välkommen med din ansökan! Arbetsuppgifter Som planeringssekreterare arbetar du med att handlägga, granska och administrera Malmöbornas ansökningar, i enlighet med skollag och förordning om vuxenutbildning. Detta är en roll som passar dig som trivs med att arbeta systematiskt och utredande och arbetet sker till stor del i antagningssystem, elevsystem och ärendehanteringssystem. Du ingår i ett större sammanhang tillsammans med studie- och yrkesvägledare, rektorer samt antagningsenheter i andra kommuner. I rollen kommer du även att ha direktkontakt med potentiella studerande Malmöbor via telefon och mejl. Tillsammans med kollegor inom antagningen ansvarar du för myndighetsutövning i samband med antagningsprocessen till vuxenutbildning i Malmö. Arbetets intensitet styrs till stor del av antagningsperioderna under året, vilket innebär en prioritering av arbetsuppgifter utifrån söktryck och uppsatta deadlines. Vi är nyfikna på dig och vad du kan bidra med till vår enhet. Beroende på dina tidigare erfarenheter och din utbildningsbakgrund kan det även bli aktuellt med arbetsinsatser inom vuxvägledning och/eller andra administrativa delar inom enheten.  Kvalifikationer Krav: • kandidatexamen (180 hp) inom ett för tjänsten relevant område, gärna studie- och yrkesvägledarexamen  • erfarenhet av arbete inom vuxenutbildning • erfarenhet av myndighetsutövning och/eller antagningsprocesser • erfarenhet av kontakt med medborgare och myndigheter • god digital kompetens • god förmåga att kunna kommunicera väl på svenska i både tal och skrift Meriterande: • erfarenhet av arbete inom offentlig förvaltning Vi arbetar idag med systemen Edlevo och Platina och vi ser därför det som meriterande om du har arbetat med nämnda eller likvärdiga system. Vi söker dig som trivs i en roll där du får arbeta med uppgifter som kräver noggrannhet, ett metodiskt tillvägagångssätt, uthållighet och fokus på kvalitet. Då du kommer att ha många kontakter både inom och utanför organisationen är det viktigt med en god samarbetsförmåga och att du är serviceinriktad. I uppdraget kan förutsättningarna för antagning förändras med kort varsel och då krävs en förmåga att snabbt ställa om och att kunna se möjligheter i förändring. Vidare kräver rollen att du kan arbeta självgående och har förmåga att strukturera, prioritera och driva processer vidare samt har en helhetsförståelse för uppdraget. Om arbetsplatsen Vår enhet tillhör avdelningen för kommunikation, medborgarkontakt och antagning som har ett samlat fokus på information och service till medborgarna. Vi analyserar, effektiviserar och utvecklar verksamheten för att skapa en så smidig process som möjligt, för medborgares väg till utbildning. Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi cirka 1800 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande. Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.  Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb Information om tjänsten Anställningsform:Tillsvidareanställning Omfattning: Heltid Antal tjänster: 1 Tillträde: Enligt överenskommelse Intervjuer är planerade att hållas den 4/3, 11/3 och 12/3.  Övrigt Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete.  Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.