Arbetsbeskrivning

Om tjänsten

Vi hjälper nu en arbetsgivar- och branschorganisation med rekrytering av en kontorsansvarig projektkoordinator. Deras uppdrag är att stötta medlemsföretagen genom rådgivning, utbildning, branschutveckling och intressebevakning, samt att bidra till en sund och hållbar arbetsmarknad inom branschen. Rollen är varierad och passar dig som trivs när dagarna ser olika ut och där struktur, service och samarbete är avgörande för att verksamheten ska fungera smidigt. Du är en självklar kontaktpunkt för både kollegor, leverantörer och medlemsföretag, dessutom får du arbeta nära samtliga delar av verksamheten i en organisation där alla funktioner är viktiga och lika värda.

Dina framtida arbetsuppgifter

I rollen ansvarar du för att kontoret och den administrativa vardagen flyter på. Du hanterar både återkommande rutiner och mer projektbaserade uppgifter kopplade till möten, kurser och aktiviteter. Arbetsuppgifterna kommer bland annat att innefatta följande, men du förväntas även hantera saker ad hoc för att säkerställa en smidig drift av kontoret:

• Inköp av kontorsmaterial, förbrukningsvaror, frukost, fika mm.

• Administration kring medlemsmöten, kurser och konferenser, samt bjuda in till dessa

• Ta fram fakturaunderlag för kurser i samarbete med ekonomiansvarig och utbildningsansvarig

• Uppdatera webbplatsen med kursinformation i samråd med relevanta funktioner

• Planera och koordinera interna aktiviteter såsom kickoffer, frukostar och avslutningar

• Schemalägga semestrar, personalmöten och ledningsgruppsmöten

• Boka konferensrum, resor, logi och arrangemang för styrelse och arbetsgrupper

• Löpande kontakt med leverantörer och hantverkare

• Assistera VD

• Hantera info-mejl och fördela ärenden vidare i organisationen

Vi söker dig som har

• Erfarenhet av en liknande roll, exempelvis som Office Manager, Facility Manager, koordinator eller administratör.

• Mycket god vana av Officepaketet.

• God förmåga att uttrycka dig på svenska och engelska i tal och skrift.

• Erfarenhet av Adobe Acrobat är ett plus, men det viktigaste är att du är nyfiken och snabbt sätter dig in i nya arbetssätt.

Vid denna rekrytering lägger vi stor vikt vid dina personliga egenskaper, då de är avgörande för hur du kommer att lyckas i rollen och organisationen. Vi förstår att man inte kan allting från början – men du ska ha en vilja att lära dig! Som person är du serviceminded och lösningsorienterad. Du är inte rädd för att ta initiativ, trivs med många kontaktytor och uppskattar att arbeta i en miljö där det händer mycket. Du är noggrann, prestigelös och har lätt för att skapa goda relationer med både kollegor och externa kontakter.

Övrig information

Start: April

Plats: Gamla stan, Stockholm

Omfattning: Heltid

Anställningsform: Detta är ett konsultuppdrag, vilket innebär att du blir anställd av oss på Wrknest men arbetar för kunden. Konsultuppdraget är tidsbegränsat på ca 1 år.

Sök gärna så snart som möjligt då vi jobbar med löpande urval.

Om företaget

Kunden är en etablerad arbetsgivar- och branschorganisation som arbetar med rådgivning, utbildning och intressebevakning för sina medlemsföretag. Organisationen präglas av hög kompetens, starkt engagemang och ett tydligt syfte – att stötta och utveckla företag inom sin bransch. Kulturen är familjär och professionell, med stor respekt för varandras roller och ett nära samarbete i vardagen.

Om Wrknest

På Wrknest gör vi inte som alla andra. Vi tror på att hela tiden våga se nya möjligheter och tänka nytt. När vi startade var det för att utmana gamla sätt att rekrytera på.

Vi lever i en tid av snabb digital utveckling. Kunskap behöver förnyas kontinuerligt för att vara aktuell. Därför gäller det att kunna ställa om snabbt. Det här gör att vi inte enbart tittar på kandidatens CV vid en rekrytering. Istället ser vi till den samlade potentialen och erbjuder individanpassad upskilling. På så vis kan vi snabbt matcha de kunskapsbehov som finns just nu. Läs mer på www.wrknest.se .