Arbetsbeskrivning

Hos oss på Gästrike Räddningstjänst får du en flexibel arbetsplats, i en organisation som är under utveckling. Vårt förbund sträcker sig över fem kommuner. Det ger oss ett stort uppdrag i att skapa trygghet och säkerhet för över 165 000 medborgare. Vi är en räddningstjänst för alla, med mångfald och jämställdhet som hjärtefrågor. Hos oss ska alla kunna trivas och må bra. Vi arbetar ständigt med förbättringar för att kvalitetssäkra vårt arbete samt hitta effektiva och hållbara arbetssätt för framtiden. Tillsammans arbetar vi för din trygghet och ett hållbart samhälle. Som förbundssekreterare är dina huvudsakliga arbetsuppgifter kopplade till förvaltningen av förbundet. Gästrike Räddningstjänst är ett kommunalförbund med fem medlemskommuner: Gävle, Sandviken, Ockelbo, Hofors och Älvkarleby. Förbundet styrs av en politisk direktion bestående av tolv ledamöter och tolv ersättare från respektive kommun.  Du har stor betydelse för att skapa en framgångsrik verksamhet. Oavsett var inom förbundet du jobbar behöver ditt förhållningssätt vara prestigelöst och stöttande. Du arbetar för hela förbundet, men din arbetsplats är på brandstationen i Gävle. Arbetsuppgifter Som förbundssekreterare säkerställer du en effektiv och professionell hantering av förbundets politiska beslutsprocesser i enlighet med gällande lagstiftning, reglementen och styrdokument. Du ansvarar för hela möteskedjan kring direktionssammanträdena, från planering och samordning till genomförande och uppföljning. Det innebär att du till exempel samordnar, administrerar och bereder ärenden till och från direktionen, i nära samarbete med förbundsdirektören och övriga i verksamhetsledningen. Vid behov redigerar och kompletterar du beslutsunderlag till direktionen, i samråd med ansvarig chef. Du är sekreterare vid sammanträden och ger god service till våra politiker i frågor som bland annat rör mötenas struktur och lagefterlevnad.  Du är även förbundets registrator som ansvarar för diarieföring, arkivering samt inkomna handlingar och ärenden. Det innebär att du är ett stöd till övriga handläggare inom förbundet och därmed är en viktig del av vår stödfunktion som hanterar övergripande administrativa processer och lagkrav som berör offentlig förvaltning.  Du kommer att tillhöra enheten Verksamhetsstöd som ansvarar för kompetensområdena kommunikation, HR, ekonomi, administration och IT. Enhetens uppdrag är att organisera, driva och utveckla verksamheten inom respektive område. Enheten är förbundets stöd som, tillsammans med övriga enheter, arbetar för att efterleva övergripande lagkrav och bidra till förbundets framgång. Ansvarsområden • Sköta kallelser och protokoll till möten  • Administrera diariet  • Arkivering  • Samordna, administrera och bereda ärenden i beslutsprocesser  • Administrativa uppgifter Vem är du? Vi söker dig som har tidigare erfarenhet av administrativt arbete inom kommun eller annan offentlig förvaltning. Du besitter stora administrativa kunskaper och har goda IT-kunskaper. Du trivs i en stöttande roll och har en förmåga att skapa goda kontakter. Du är van att arbeta självständigt och trivs med att ta egna initiativ. Då vi är en liten organisation i jämförelse med vårt stora uppdrag, medför det att du behöver vara ansvarstagande, ha god förmåga i att arbeta strukturerat och att ta självständiga beslut. Du drivs av en vilja att arbeta målinriktat och åstadkomma resultat. Kvalifikationer • Flerårig erfarenhet av att arbeta med kvalificerade ärenden och utredningar i en politiskt styrd organisation • Goda IT-kunskaper • Kommunicerar obehindrat på svenska i både tal och skrift Meriterande • Utbildning inom till exempel förvaltningsrätt, offentlighetsprincipen • Erfarenhet av arkivering • Erfarenhet från kommunal verksamhet eller kommunalförbund Övrigt Gästrike Räddningstjänst vill att alla medarbetare ska ha ett hållbart arbetsliv och en bra balans mellan arbete och fritid. Därför erbjuder vi förmåner som möjlighet att växla semesterdagstillägget till ledig tid. Vi erbjuder även friskvård på arbetstid med tillgång till fullt utrustat gym på brandstationen. För oss är det viktigt att all kompetens på arbetsmarknaden tillvaratas. Vi välkomnar alla sökande och eftersträvar mångfald.