Arbetsbeskrivning

Vi söker nu en erfaren Projektadministratör/Dokumentsamordnare till en större organisation inom samhällsviktig verksamhet. I rollen är du spindeln i nätet med många kontaktytor, både internt och externt, och utgör ett centralt administrativt stöd till projektledare, samordnare och projektmedlemmar. Uppdraget har ett tydligt fokus på dokumenthantering i större program och projekt, där struktur, kvalitet och regelefterlevnad är avgörande.

Detta är ett konsultuppdrag där du bidrar med ordning, effektivitet och trygghet i komplexa projektmiljöer.

Huvudansvar – Dokumenthantering

• Ha det övergripande ansvaret för projektets dokumenthantering i dokumenthanteringssystem (t.ex. Avima eller motsvarande).

• Säkerställa att projektet har och följer fastställda rutiner för dokumenthantering.

• Ansvara för diarieföring av projektdokumentation i diarieföringssystem.

• Informera och utbilda projektmedlemmar i gällande rutiner och arbetssätt.

• Säkerställa att lagar, riktlinjer och interna styrdokument efterlevs.

• Ansvara för ärendestruktur i system som EDIT/Platina eller motsvarande.

• Vara kontaktperson mot registrator och arkivarie.

• Samverka med datasamordnare kring mappstruktur och namnsättning.

• Ansvara för administrativa processer vid exempelvis samråd.

Projektadministration

• Stötta projektledning och projektmedlemmar med löpande administrativa uppgifter.

• Ansvara för eller delta i möten samt hantera kallelser, protokoll och mötesdokumentation.

• Säkerställa ett stabilt och effektivt administrativt arbetsflöde.

• Hantera första granskning och kontering av fakturor.

• Sammanställa, strukturera och distribuera dokumentation.

• Genomföra IT-beställningar samt hantera distributionslistor och gruppbrevlådor.

• Ansvara för on- och offboarding av projektmedlemmar (behörigheter, utrustning m.m.).

• Bistå vid konsultanskaffning via konsultförmedlare.

• Planera och anordna workshops och relationsbyggande aktiviteter.

• Stötta vid etablering av projektkontor.

• Vid behov hantera resebokningar och tillhörande administration.

• Bistå med löpande korrespondens och övriga administrativa uppgifter.

• Högskoleexamen eller KY/YH-utbildning om minst 3 år.

• Minst 4 års erfarenhet av dokumentsamordning i projekt eller program inom offentlig förvaltning.

• Minst 4 års erfarenhet av arbete med diarie- och dokumenthanteringssystem.

• Minst 5 års erfarenhet som projekt- eller programadministratör.

• Mycket god struktur- och prioriteringsförmåga.

• Van att arbeta självständigt i komplexa projektmiljöer.

• Minst 4 års erfarenhet av system såsom Agresso, Antura, Avima eller motsvarande.

• Minst 3 års erfarenhet av arbete i EDIT/Platina.

• Erfarenhet av dokumenthanteringsplaner i större program/projekt ( 500 mkr).

• Dokumenterad utbildning inom GDPR (ej äldre än 7 år).

• Erfarenhet från större organisationer eller samhällskritiska verksamheter.

Uppdraget möjliggör både arbete på distans och arbete på plats i Stockholm. Förväntan är närvaro på plats cirka 60 %, enligt överenskommelse och verksamhetens behov.

• Start: 10 februari 2026

• Omfattning: Heltid, 40 timmar/vecka

Detta är ett långsiktigt och stabilt konsultuppdrag hos vår kund för dig som vill arbeta i stora, komplexa projekt där struktur, ansvar och kvalitet gör verklig skillnad. Här får du möjlighet att bidra med din kompetens i en verksamhet med hög samhällsnytta och tydligt mandat.

Varmt välkommen att söka – vi ser fram emot att höra från dig!