Arbetsbeskrivning

Vi på Future People söker en avdelningsadministratör till myndighet inom elkraft i Sundbyberg. Som konsult hos oss får du möjlighet till ett spännande uppdrag samtidigt som du fortsätter att utvecklas inom ditt kompetensområde. Du blir anställt på Future People och jobbar ute på plats hos vår kund. Vi är mycket måna om att du ska trivas hos oss och på ditt uppdrag. Hos oss är du en viktig och uppskattad person, både som anställd och som kollega.

Ta nästa steg i karriären och utvecklas tillsammans med oss!

Vår kund är en myndighet som förvaltar stamnätet för elkraften i Sverige. De bedriver även forskning- och utvecklingsprojekt på många områden för att främja ny teknik. Myndighetens arbete påverkar samhället socialt, miljömässigt och ekonomiskt, dels lokalt och nationellt men också globalt genom myndighetens leverantörskedjor. Här får du vara en del av ett samhällsviktigt uppdrag. 

Vi söker en erfaren administratör/assistent som vill arbeta brett och operativt med administrativt stöd till avdelningschef, sektionschefer och enhetschefer inom en teknikinriktad organisation. Rollen är central för att skapa struktur, avlasta chefer och säkerställa att verksamheten fungerar effektivt och professionellt.

Uppdraget utförs som konsultuppdrag på heltid och innebär ett nära samarbete med flera olika enheter och funktioner.

Om rollen

Som administratör kommer du att arbeta självständigt och med stort eget ansvar för att planera, koordinera och utföra administrativa arbetsuppgifter. Du deltar i både det dagliga operativa arbetet och i stöd till ledningsgruppen, och bidrar till att skapa ordning, tydlighet och god kommunikation inom avdelningen.

Arbetsuppgifter

1. Administrativt stöd till chefer

• Kalenderhantering och mötesbokningar

• Förberedelse av mötesmaterial och presentationer

• Administrativ samordning av underlag och beslut kring medarbetare och konsulter

• Uppdatering av intranätssidor

2. Personaladministration

• Onboarding och offboarding av medarbetare och konsulter

• Beställning av utrustning, behörigheter och accesser

• Hantering av semesterlistor

• Stöd vid introduktionsprogram och interna aktiviteter

3. Ekonomi och inköp

• Inköp av material, utrustning och tjänster

• Enklare rapportering och sammanställningar från UBW

• Fakturahantering och kontering

4. Mötes- och eventkoordinering

• Planering av interna möten, workshops och konferenser

• Bokning av lokaler, teknik och catering

• Upprätta agendor och skriva protokoll vid behov

• Stöd till avdelningens ledningsgrupp: årshjul, mötesplanering, dokumentation, uppföljning

5. Kommunikation och dokumentation

• Uppdatering av intranät och presentationsmaterial

• Skriva enklare beslutsunderlag

• Dokumenthantering i filsystem och SharePoint

• Diarieföring

• Skapa och uppdatera rutiner inom ansvarsområdet

• Samarbete med administratörsnätverket

Obligatoriska krav

Kandidaten ska ha:

• Minst 5 års erfarenhet som administratör med arbetsuppgifter såsom:  -dokumentation, uppföljning och rapportering  -mötes- och konferensbokningar samt resebokningar  -protokollskrivning  -planering av möten och workshops  -on-/offboarding av medarbetare och konsulter  -beställningar (catering, IT, material m.m.)

• Minst 3 års erfarenhet av MS Office: Excel, Word, PowerPoint och Outlook

• Minst 3 års erfarenhet av att dokumentera ledningsgrupps-/styrgruppsmöten eller motsvarande

• Minst 1 referensuppdrag 

Meriterande

• Minst 3 års erfarenhet av administration i offentlig sektor (statlig eller kommunal)

• Minst 1 års erfarenhet av UBW/Agresso eller liknande ekonomisystem

Omfattning och tidsplan:

• Startdatum: 2026-02-02

• Slutdatum: 2027-02-02

• Omfattning: 100 %

• Option: möjlighet till förlängning i ytterligare 12 månader

• Placeringsort: Kontor i Sundbyberg

• Arbetssätt: Främst på plats, med möjlighet till viss distansarbete

• Övrigt: Säkerhetsprövning och registerkontroll krävs

Du kommer att vara anställd av Future People och arbeta som konsult hos vår spännande kund.

Varmt välkommen med din ansökan redan idag!

Sista ansökningsdagen: 3/12-2025

Du söker tjänsten på futurepeople.se

Vi har ej möjlighet att ta emot ansökningar via e-mail med anledning av GDPR. Har du frågor om rollen eller undrar hur processen ser ut framöver får du gärna kontakta oss. Vi som arbetar med processen på detta uppdrag är Therese Lönnberg, du når mig på [email protected] och Liv Hedström, [email protected]. Vi ser gärna sökanden med olika bakgrunder och erfarenheter. Vi går igenom ansökningarna löpande och i konsultvärlden går processerna oftast snabbt. Rollen kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdatum, vänta därför inte med att skicka in din ansökan.

Välkommen till oss på Future People!