Arbetsbeskrivning

Uppdragsbeskrivning

Projektets syfte är att anskaffa nya fordon för att ersätta äldre och utöka fordonsflottan. Beställningar omfattar både fordon, IT-system, teknisk dokumentation, utbildning, reservdelar och specialverktyg. Leveranserna pågår under flera år och projektet har en budget på flera miljarder kronor.

Administratören är en central kontaktpunkt med många interna och externa kontaktytor. Rollen innebär att stödja projektets ledning och medarbetare genom att skapa struktur och effektivisera administrationen. God prioriteringsförmåga och vana att hantera flera uppgifter samtidigt är viktigt.

Arbetsuppgifter

• Säkerställa stabilt arbetsflöde för projektets administration.
• Ansvara för och utföra ärende- och dokumenthantering (planering, mappstruktur, diarieföring, arkivering) i dokumenthanteringssystem.
• Stödja projektledare och projektmedlemmar med administrativa uppgifter.
• Mötesbokningar, mötesplanering och protokollföring.
• Hantera resebokningar och tillhörande administrativa processer.
• Delta i interna kvalitetsforum och arbeta med styrande dokument och processer.
• Beställa IT-utrustning och kontorsmaterial.
• Hantera distributionslistor och gruppbrevlådor.
• Granska och kontera fakturor i ekonomisystem.
• Stödja vid anskaffning och avslut av konsultuppdrag.
• On- och offboarding av projektmedlemmar, inklusive materiel- och behörighetsbeställningar.
• Sprida verksamhetsinformation inom projektet.
• Bidra till utvecklingen av organisationens administratörsnätverk.
• Utföra övriga arbetsuppgifter enligt närmaste chef/projektledares önskemål.

Obligatoriska krav

• Du skall ha lägst gymnasial examen.
• Minst 5 års arbetslivserfarenhet från rollen som projektadministratör från liknande verksamheter så som inom kollektivtrafik, infrastruktur, samhällsplanering, teknik, bygg och anläggning, fordon, IT.
• Minst 5 års arbetslivserfarenhet av fakturahantering i Agresso eller liknande fakturahanteringssystem (kontering av fakturor och hantering av vidarefakturering/försäljningsordrar).

Mervärdeskrav

• Minst 3 års arbetslivserfarenhet från rollen som projektadministratör inom offentlig verksamhet.
• Minst 3 års erfarenhet av arbete i EDIT (Platina) eller motsvarande dokumenthanteringssystem.
• Minst 3 års erfarenhet av att administrera i något av marknadens ledande administrativa webbaserade verktyg för projektsamarbete som t.ex. Atlas, Sharepoint eller liknande.
• Du ska ha dokumenterad erfarenhet av att ha kommunicerat regelbundet på engelska, i tal och skrift, med internationella leverantörer eller samarbetspartners i minst två (2) projekt.

Din ansökan

Låter rollen intressant och passande? Ansök i så fall omgående för vi intervjuar löpande och rollen kan tillsättas innan sista ansökningsdatum.

Vi kan enbart ta emot och bearbeta din ansökan genom att du registrerar ditt CV i vår portal. Med avseende på GDPR kan vi ej ta emot ansökningar via e-post. Varmt välkommen med din ansökan! Uppdraget är en del av Quest Consulting personaluthyrning.

Om oss

Quest Consulting är ett auktoriserat konsultbolag med kollektivavtal, försäkringar, friskvård och tjänstepension. Vi är specialiserade inom IT, Teknik, HR, Administration och Ekonomi. Vår målsättning är att vara din personliga samarbetspartner och just därför är det så viktigt för oss att arbeta efter våra kärnvärden där våra ledord är att vara Personliga, Nyskapande och Professionella.