Arbetsbeskrivning

Vill du arbeta brett inom administration och service? Är du en person som drivs av att ha en bred roll där du blir spindeln i nätet? Då har vi tjänsten för dig! Just nu söker vi efter en administratör till en myndighet i Stockholm. 

För att lyckas med just din ansökan, tror vi på ett starkt samarbete som gör att vi på Novare Bemanning bland annat erbjuder dig värde genom karriärsamtal, intervjuträning och välarbetad marknadsföring av din profil under processens gång. Låter detta som en möjlighet för dig? Då är du varmt välkommen med din ansökan redan nu! 

Om uppdraget

Vi på Novare är en stolt och godkänd leverantör av det statliga ramavtalet i Sverige. Vi söker nu efter en administratör till en statlig myndighet i Stockholm.

Som administratör på myndigheten kommer du att anta en nyckelroll i att ge service, hantera ärenden i kundtjänsten och bidra till dess utveckling. Dina arbetsuppgifter kommer bland annat att bestå av posthantering, samordning, planering och koordinering.

Till denna roll söker vi dig som har en god kommunikativ förmåga och trivs i samarbete med andra. Du arbetar noggrant och strukturerat samt tar ansvar för ditt arbete. Vidare ser vi att du har en god känsla för service och arbetar flexibelt. 

Exempel på övergripande arbetsuppgifter

• Omhänderta inkommande e-post och bevaka funktionsbrevlådor
• Registrera och lotta ärenden av inkommande e-post till funktionsroller/specialister.
• Säkerställa att ärenden uppdateras med ny information vid behov.
• Följa upp att ärenden hanteras inom rimlig tid. Vid behov ta initiativ till dialog med ansvariga funktionsroller/specialister för att säkerställa en effektiv handläggning.
• Driva på och stödja arbetet med att ta fram och uppdatera hjälptexter, instruktioner och annan dokumentation som underlättar för kundtjänstpersonal i deras arbete.
• Utveckla FAQ eller uppdatera befintlig FAQ
• Delta aktivt i förbättringsarbetet av ärendehanteringsverktyget utifrån ett kundtjänstperspektiv, exempelvis genom att identifiera behov och föreslå förbättringar i funktionalitet och användarvänlighet.
• Ansvara för att samordna och hålla i utbildningar samt Öppet hus-aktiviteter riktade till interna intressenter. Detta inkluderar planering, information samt insamling av återkoppling i syfte att öka förståelsen för kundtjänstens verksamhet och ärendehanteringssystemet.

Krav för tjänsten

• gymnasium eller likvärdig utbildning
• goda kunskaper i MS Office eller likvärdigt
• minst ett (1) års arbetslivserfarenhet från liknande arbete
• kunna kommunicera obehindrat på svenska, såväl i tal som i skrift
• mycket goda kunskaper i ärendehanteringssystem så som Zendesk, ServiceNow eller likvärdigt
• kunna lämna två referenser på liknande uppdrag, varar en från offentlig sektor.

Uppdragsperiod och omfattning 

Uppdraget är på heltid med planerad start 2025-08-15 och pågår i 1 år, med möjlighet till förlängning. Placeringsort är hos myndigheten i Stockholm. Möjlighet till viss distansarbete efter ök.

Ansökan  

Då urval sker löpande kan tjänsten komma till att bli tillsatt innan sista ansökningsdag. Var därför beredd med din ansökan redan nu. Sista ansökningsdag är 2025-08-16. Du är varmt välkommen!  

Notera att vi tyvärr inte tar emot ansökningar via mail med anledning av GDPR. Om du däremot har frågor eller funderingar kring tjänsten så får du gärna kontakta Miranda Nilsson på [email protected] 

Hoppas vi ses! 

Som konsult hos oss 

Novare Bemanning bygger karriärer och stöttar organisationer. Vi är ett personligt och samhällsengagerat bolag som erbjuder interims och bemanningstjänster till både den offentliga och privata sektorn. Tillsammans med oss bidrar du till ett hållbart arbetsliv. Vi tar personlig utveckling till en helt ny nivå och är en unik arbetsgivare i branschen.  

När du arbetar som konsult ute på uppdrag hos våra kunder kommer du att ha ett nära samarbete med din konsultchef. Du kommer att ha regelbundna avstämningar utifrån en aktiv feedback-kultur där du utvecklar ditt självledarskap och de verktyg som du behöver för att nå ditt önskade mål. Det finns även möjlighet för dig som interimskonsult som har eget bolag att vara underkonsult och fakturera oss för arbetad tid. 

Novare Koncernen är ett av Sveriges ledande HR Serviceföretag som årligen genomför ca 600 rekryteringar samt många bemannings och interimsuppdrag. Novare har funnits